Odpowiednie stosowanie przepisów k.p.c. w razie zaginięcia lub zniszczenia akt administracyjnych

W Kodeksie postępowania administracyjnego brak jest przepisów regulujących wprost sposób odtworzenia zaginionych lub zniszczonych akt sprawy lub jej fragmentów tak, jak to uczyniono w Kodeksie postępowania cywilnego oraz w ustawie - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Podnieść jednak należy, że pomimo tego, w doktrynie i orzecznictwie przyjmuje się, że stosowanie omawianej instytucji przez organ administracyjny jest nie tylko dopuszczalne, ale

i konieczne. O konieczności odtworzenia akt administracyjnych sądy wypowiadają się przy okazji rozpoznawania skarg na różnego rodzaju decyzje, np. odmawiającą wszczęcia postępowania o stwierdzenie nieważności decyzji administracyjnej z powodu wątpliwości, czy dana decyzja została wydana, albo odmawiającą stwierdzenia nieważności orzeczenia z powodu zaginięcia dokumentów, które miały świadczyć o nieważności wywłaszczenia nieruchomości. Niepodjęcie działań w celu odtworzenia zaginionych lub zniszczonych akt sprawy stanowi istotną wadę postępowania administracyjnego mogącą wpływać na rozstrzygnięcie sprawy (zob. wyrok NSA w Warszawie z dnia 2 kwietnia 1998 r., IV SA 1438/96).

Odnosząc się do przepisów, w oparciu o które takie postępowanie w przedmiocie odtworzenia akt winno być prowadzone wskazać trzeba, iż stosowanie w drodze analogii przepisów księgi czwartej k.p.c. sugerowane było w orzeczeniach zapadłych w stanie prawnym obowiązującym przed 1 stycznia 2004 r. (zob. np. wyroki NSA z dnia 4 lutego 1999 r., IV SA 419/98 i z dnia 2 kwietnia 1998 r., IV SA 1438/96), zaś obecnie właściwym jest korzystanie przez organ administracyjny - również w drodze analogii - z przepisów działu IX ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, jako bardziej przystających do materii spraw administracyjnych, których specyfika wyraża się chociażby tym, że w zasadniczej części nie ulegają one przedawnieniu (zob. np. wyroki: NSA z dnia 14 czerwca 2012 r., II OSK 456/11 i z dnia 28 października 2009 r., II OSK 1710/08 oraz WSA w Lublinie z dnia 19 września 2008 r., II SA/Lu 422/08, WSA w Poznaniu z dnia 1 kwietnia 2009 r.,  II SA/Po 926/08).

Należy mieć też na uwadze, że organ administracyjny w celu odtworzenia akt administracyjnych musi wszcząć odrębne postępowanie. Jak podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w postanowieniu z dnia 21 listopada 2013 r., sygn. akt II OW 109/13, przyjęcie poglądu, że niedopuszczalne jest prowadzenie w drodze analogii odrębnego postępowania w przedmiocie odtworzenia akt administracyjnych, a zaginiony lub zniszczony dokument winno się odtworzyć przy użyciu wszelkich dostępnych środków dowodowych przewidzianych w Kodeksie postępowania administracyjnego nie wyłączając przesłuchania świadków i stron w ramach postępowania, dla którego rozstrzygnięcia treść tego dokumentu ma istotne znaczenie nie może zasługiwać na uwzględnienie, gdyż abstrahuje on od sytuacji procesowej, w której odtworzenie orzeczenia administracyjnego (na przykład orzeczenia organu administracji o nabyciu własności) jest dla strony istotne ze względu na proces prowadzony przed sądem powszechnym lub administracyjnym.

Przedmiotem odtworzenia przez sąd mogą zaś być tylko akta sądowe (por. wyrok SN z dnia 7 maja 1967 r., I CR 657/66)

Wyrok WSA w Olsztynie z dnia 10 lutego 2015 r., II SA/Ol 1207/14

Standard: 58777 (pełna treść orzeczenia)