Przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych zawartych dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a k.p.)

Kodek pracy w art. 94 pkt 9a nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązki wynikające z pkt 9a szczegółowo określa wydane na podstawie art. 2981 k.p. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

Akta osobowe pracownika składają się z trzech części. W części A umieszcza się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie. W szczególności chodzi o kwestionariusz osobowy, świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy i dokumenty dotyczące kwalifikacji pracownika.

Zgodnie z § 1 ust. 1 pkt 1 powołanego rozporządzenia, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia m.in. wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia (ust. 2a). Na podstawie zaś ust. 2b tego § , pracodawca może żądać od pracownika złożenia kwestionariusza osobowego w przypadkach, o których mowa w art. 221 § 2 Kodeksu pracy.

Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika stanowi załącznik nr 1a do rozporządzenia (ust. 4). Wzór kwestionariusza w pkt 6 przewiduje podania osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku. tj. jej imię i nazwisko, adres i telefon.

Z powyższych przepisów jednoznacznie wynika, iż pracodawca ma obowiązek zgromadzenia informacji o osobie, z którą nawiązał stosunek pracy. Nie może też ingerować w zakres gromadzonych informacji, bowiem ten wynika z przepisów prawa pracy. Skoro zatem pracownik podaje dane osobowe osoby, którą należy poinformować w razie wypadku tego pracownika, nie jest rolą pracodawcy weryfikowanie, lub bez wiedzy zainteresowanego, usuwanie tych danych z jego akt osobowych.

pracodawca podlega odpowiedzialności za nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, o czym stanowi art. 281 pkt 6 k.p. Spoczywa zaś na nim obowiązek prowadzenia przedmiotowej dokumentacji w sposób w jaki określają to przepisy prawa pracy.

Tym samym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w sposób prawidłowy przyjął, iż dane osobowe skarżącego (ujawnione w kwestionariuszu osobowych pracownika jako dane osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku) są przetwarzane przez Pracownię na podstawie przepisów prawa, w oparciu o przesłankę legalizująca z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Wobec tego nie sposób w działaniu Pracowni (pracodawcy w rozumieniu przepisów k.p.) dopatrzyć się naruszenia zasady adekwatności wyrażonej w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych.

Godzi się zauważyć, iż mając na względzie postanowienia art. 25 ust. 2 powołanej ustawy, administrator danych nie był w niniejszej sprawie obowiązany do realizacji względem skarżącego obowiązku informacyjnego, o którym mowa w ust. 1 tego art. Odnosząc się do zarzutu skargi mówiącej o pominięciu przez organ Ochrony Danych Osobowych części wniosku sygnalizującego naruszenie przez Pracownię art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych trzeba zwrócić uwagę, iż skarżący w swej skardze - wniosku z dnia (...) czerwca 2015 r. zasygnalizował nieprawidłowe pozyskanie i przetwarzane przez Pracownię jego danych osobowych na potrzeby informowania o wypadku i braku możliwości wpływu na te dane.

W nawiązaniu do naruszenia art. 26 tej ustawy skarżący wskazał jedynie okoliczności w jakich dowiedział się o przetwarzaniu jego danych osobowych przez Pracownię. Podał, iż: "O tym, że takowe dane są przetwarzane dowiedziałem się podczas złamania przez Administratora danych art. 26 tj. użycia moich danych do celów niezgodnych, dla których były zbierane poprzez użycie ich w dniu (...) lutego 2015 r. do celów kontaktowych z ich pracownikiem".

Wyrok WSA w Warszawie z dnia 29 maja 2017 r. II SA/Wa 2222/16

Standard: 24179 (pełna treść orzeczenia)