Wyrok z dnia 2024-05-09 sygn. IV SA/Po 229/24

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Wojciech Rowiński (spr.) Sędzia WSA Józef Maleszewski Asesor sądowy WSA Jacek Rejman po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 9 maja 2024 r. sprawy ze skargi M. W. na postanowienie Wojewody z dnia 24 stycznia 2024 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wszczęcia postępowania oddala skargę.

Postanowieniem z dnia 24 stycznia 2024 r. (znak: [...], dalej "postanowienie z 24 stycznia 2024r.") ) Wojewoda (dalej "Wojewoda") utrzymał w mocy postanowienie Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w P. (dalej "Kierownik USC") z dnia 1 grudnia 2023 r. (znak: [...], dalej "postanowienie z 1 grudnia 2023r.") o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie wydania potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii aktu urodzenia.

Powyższe postanowienia wydano w następujących okolicznościach faktycznych i prawnych:

Wnioskiem z dnia 23 listopada 2023 r. M. W. (dalej: skarżący) zwrócił się do Urzędu Stanu Cywilnego w P. o wydanie kserokopii oryginału swojego aktu urodzenia, kserokopii oryginału karty szpitalnej urodzenia się dziecka żywego/zgłoszenia urodzenia wraz innymi dokumentami z akt zbiorowych oraz umożliwienie wykonania fotokopii oryginału aktu urodzenia.

Skarżący wniósł także o poświadczenie ww. dokumentów za zgodność z oryginałami wyłącznie przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego poprzez czytelny podpis z imieniem i nazwiskiem i pieczęciami Urzędu Stanu Cywilnego w P..

Wniosek skarżącego w zakresie wydania poświadczonych za zgodność kserokopii akt zbiorowych aktu urodzenia jego osoby oraz samodzielnego wykonania fotokopii aktu urodzenia został zrealizowany w dniu 11 grudnia 2023 r.

Natomiast postanowieniem z dnia 1 grudnia 2023 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w P. odmówił wszczęcia postępowania w sprawie wydania poświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii aktu urodzenia skarżącego. Organ wskazał, że żądanie skarżącego zawarte we wniosku nie posiada podstawy prawnej, ponieważ nie wpisuje się w treść ustawy z dnia 28 listopada 2014 roku – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2023 r., poz. 1378 ze zm., dalej: p.a.s.c.), która określa zamknięty katalog dokumentów wydawanych w oparciu o akty stanu cywilnego oraz zasady i formy wydawania dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.

Skarżący wniósł zażalenie na powyższe postanowienie, żądając jednocześnie wskazania podstawy prawnej i faktycznej w kwestii braku możliwości wykonania kserokopii oryginału aktu urodzenia. W ocenie skarżącego art. 44 p.a.s.c. nie jest ponad prawami konstytucyjnymi oraz międzynarodowym prawem człowieka.

Postanowieniem z dnia 24 stycznia 2024 roku Wojewoda utrzymał w mocy zaskarżone postanowienie. Zdaniem organu odwoławczego przepisy p.a.s.c. określają zamknięty katalog dokumentów wydawanych z rejestru stanu cywilnego oraz ksiąg stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie p.a.s.c. oraz formy ich wydania. Wymienione w art. 44 ust. 1 p.a.s.c rodzaje dokumentów – odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego, zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby, zaświadczenia o stanie cywilnym – mogą zostać wydane w wersji papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W ocenie Wojewody uustawodawca szczegółowo uregulował zasady i formy wydawania dokumentów w oparciu o akty stanu cywilnego i akta zbiorowe. Przepisy p.a.s.c. nie dają kierownikowi urzędu stanu cywilnego uprawnień do wykonywania oraz poświadczania za zgodność z oryginałem kserokopii aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu), ani samych oryginałów aktów jako takich. Stwierdzenie wskazanych powyżej okoliczności obligowało organ I instancji do zakończenia postępowania w sposób formalny, na podstawie art. 61a § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572 ze zm., dalej: k.p.a.), poprzez odmowę wszczęcia postępowania, bowiem brak jest podstawy materialnoprawnej do uwzględnienia, zawartego we wniosku skarżącego żądania wydania potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii aktu urodzenia.

Na powyższe postanowienie organu odwoławczego pismem z dnia 22 lutego 2024 roku skarżący wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, wnosząc jednocześnie o zmianę lub uchylenie zaskarżonego postanowienia, skierowanie sprawy do organu I instancji w celu dokonania czynności zgodnej z interesem strony, poprzez wydania zgodnie z art. 73 § 2 k.p.a., kserokopii oryginału aktu urodzenia, poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego poprzez czytelny podpis z imieniem i nazwiskiem i pieczęciami Urzędu Stanu Cywilnego w P..

Skarżący zarzucił organowi naruszenie art. 73 § 2 k.p.a., wskazując, że zgodnie z powyższym przepisem strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Zdaniem skarżącego organ odwoławczy działał na jego szkodę, a tym samym szkodę Narodu, z premedytacją łamiąc przepisy, w tym art. 51 ust. 3 Konstytucji RP. Brak jest przepisów w p.a.s.c., które zabraniają udostępniania kserokopii oryginału aktu urodzenia, poświadczonej za zgodność z oryginałem, dlatego przepisy prawa należy stosować w zgodzie z zasadą in dubio pro libertate, korespondującą z art. 81a k.p.a., tj. na korzyść strony. Skarżący na poparcie swoich tez przywołał także wyrok WSA w Gliwicach z 14 kwietnia 2022 roku, sygn. II SA/Gl 1683/21.

W odpowiedzi na skargę organ podtrzymał swoje dotychczasowe stanowisko, wnosząc jednocześnie o jej oddalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 z późn. zm. - dalej: p.p.s.a.) sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną w niej podstawą prawną. Oznacza to, że bierze pod uwagę wszelkie naruszenia prawa, a także wszystkie przepisy, które powinny znaleźć zastosowanie w rozpoznawanej sprawie, niezależnie od żądań i wniosków podniesionych w skardze - w granicach sprawy, wyznaczonych przede wszystkim rodzajem i treścią zaskarżonego aktu.

Przedmiotem kontroli sądowej w niniejszej sprawie było postanowienie Wojewody utrzymująca w mocy postanowienie Kierownika USC odmawiające wszczęcia postępowania w sprawie wydania potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii aktu urodzenia.

Skarga była niezasadna.

Rację mają organy administracyjne, że żądanie skarżącego zawarte we wniosku nie jest oparte na podstawie prawnej zawartej p.a.s.c., która określa zamknięty katalog dokumentów wydawanych w oparciu o akty stanu cywilnego oraz zasady i formy wydawania dokumentów z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. Skoro nie obowiązuje norma prawna, która nakazywała organowi (i dawałby mu zarazem kompetencję) do wydania "potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii aktu urodzenia", to postępowanie administracyjne jest bezprzedmiotowe, a w konsekwencji w myśl art. 61a § 1 k.p.a. nie może być wszczęte (por. komentarz do p.a.s.c. pod red. Konrad Osajda, Maciej Domański i Jerzy Styk, C.H.BECK 2023, str. 183, Wyrok NSA z 12.09.2023 r., II OSK 1042/22, LEX nr 3626704, Wyrok WSA w Rzeszowie z 11.01.2022 r., II SA/Rz 1656/21, LEX nr 3315593, Wyrok WSA w Krakowie z 2.02.2022 r., III SA/Kr 1394/21, LEX nr 3322749.)

Na wstępie należy wskazać, że skarżący jednoznacznie i precyzyjnie sformułował żądanie wniosku i organy były nim związane. Skarżący domagał się "potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii aktu urodzenia". W ocenie Sądu za słuszne należy uznać stanowisko organów administracji, zgodnie z którym przepisy obowiązującej ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego nie przewidują wydania kserokopii lub fotokopii aktu urodzenia, potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Podkreślenia wymaga, że organy administracji są zobowiązane do przestrzegania zasady praworządności. Zgodnie z art. 7 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa. Zasada ta znalazła także odzwierciedlenie w art. 6 k.p.a., zgodnie z którym organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa.

Problematyka wydawania oryginałów lub odpisów aktów stanu cywilnego oraz dokumentów z akt stanu cywilnego jest wyczerpująco uregulowana w p.a.s.c.. Ustawa ta ze względu na istotność danych o stanie cywilnym osób fizycznych (art. 2 ust. 1 p.a.s.c.), szczególny charakter aktów stanu cywilnego (zob. art. 2 ust. 2 i 3 p.a.s.c.) oraz ich wyjątkową wartość dowodową (zgodnie z art. 3 p.a.s.c. akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych; ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym) ustanowiła szczególne zasady wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego (zob. art. 44-51 p.a.s.c.). Zasadą ustawową jest ograniczona jawność aktów stanu cywilnego (zob. art. 45 i n.p.a.s.c.). Zgodnie z art. 44 ust. 1 p.a.s.c. osobom uprawnionym kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego:

1) odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego;

2) zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;

3) zaświadczenia o stanie cywilnym.

Ponadto zgodnie z art. 51 w zw. z art. 28 ust. 1 i 3 p.a.s.c. dokumenty z rejestru stanu cywilnego wydaje się przez okresy przechowywania aktów (co do zasady przez okresy: 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia; 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu; jeżeli natomiast osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby).

Szczególne zasady wydawania odpisów aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych na podstawie dotychczasowych przepisów (obowiązujących przed dniem 1 marca 2015 r.) zostały określone w art. 127b p.a.s.c. W art. 130 p.a.s.c. określono także szczególne zasady udostępniania aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem 1 marca 2015 r. oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego. Wyjątkowym rozwiązaniem jest przyznanie osobie uprawnionej do otrzymania odpisu (art. 45 p.a.s.c.) prawa do nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem 1 marca 2015 r., jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma jednak mocy dokumentu urzędowego (art. 130 ust. 5 p.a.s.c.). Ponadto osobie uprawnionej do otrzymania odpisu aktu zgonu można umożliwić przeglądanie skorowidzów alfabetycznych aktu zgonu (art. 130 ust. 6 p.a.s.c.). W związku z treścią powyższych regulacji należy stwierdzić, że w aktualnym stanie prawnym brak jest podstawy materialnoprawnej do załatwienia w drodze decyzji wniosku skarżącego o wydanie i doręczenie poświadczonych urzędowo kopii lub oryginałów dokumentów (por. Wyrok NSA z 12.09.2023 r., II OSK 1042/22, LEX nr 3626704, Wyrok WSA w Rzeszowie z 11.01.2022 r., II SA/Rz 1656/21, LEX nr 3315593, Wyrok WSA w Krakowie z 2.02.2022 r., III SA/Kr 1394/21, LEX nr 3322749, a także wyrok NSA z 29.11.2023r., II OSK 1625/22 , który uchylał wyrok WSA w Gliwicach z 14.04.2022r.II SA/Gi 1683/21, na którym powoływał się skarżący). Jakkolwiek w świetle art. 2 ust. 5 i 6 p.a.s.c. czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego innych niż akty stanu cywilnego dokonuje się w formie decyzji administracyjnej albo czynności materialno-technicznej, a odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej, to jednak w przedmiotowej sprawie brak jest podstaw, aby uznać, że wniosek skarżącego o wydanie i doręczenie określonych dokumentów był wnioskiem o dokonanie określonych czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. W tym przedmiocie w orzecznictwie organów właściwych z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz sądów administracyjnych można wprawdzie zauważyć szerokie podejście interpretacyjne do terminu "czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego", jednak należy pamiętać, że zasadniczo czynności rejestracyjne w sferze stanu cywilnego obejmują rejestrację w formie aktów stanu cywilnego (art. 2 ust. 2 p.a.s.c.), adnotacji w akcie stanu cywilnego (art. 23 p.a.s.c.), wzmianki dodatkowej w akcie stanu cywilnego (art. 24 p.a.s.c.), przypisków przy akcie stanu cywilnego (art. 25 p.a.s.c.) lub zmian w zakresie aktów stanu cywilnego (art. 35 i n.p.a.s.c.). Uwzględniając powyższą argumentację nie sposób uznać, aby odmowa wydania i doręczenia poświadczonej za zgodność kserokopii aktu urodzenia była odmową dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, dla której przepis art. 2 ust. 6 p.a.s.c. przewiduje formę decyzji administracyjnej. W tym stanie rzeczy jako prawidłowe zachowanie kontrolowanych organów należało uznać wydanie postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania administracyjnego na podstawie art. 61a § 1 k.p.a. Wniosek skarżącego nie dotyczy bowiem sprawy administracyjnej, o której mowa w art. 1 pkt 1 k.p.a., a zatem żądanie wydania decyzji administracyjnej w przedmiocie powyższego wniosku nie mogło zostać uwzględnione. Zarzuty dotyczące naruszenia art.73 § 2 k.p.a. , 81a. k.p.a. i art. 51 ust. 3 Konstytucji RP były chybione.

Z uwagi na powyższe Sąd oddalił skargę na podstawie art. 151 p.p.s.a.