Pojęcie „dokumentacja działalności gospodarczej” w rozumieniu art. 303 k.k

Dokumentacja działalności gospodarczej, o której mowa w art. 303 k.k., to dokumentacja której obowiązek prowadzenia wynika z przepisu rangi ustawowej. Przedmiotem stypizowanych w tym przepisie zachowań nie mogą być prywatne zapiski, listy, spisy, rejestry sporządzone co prawda w związku z prowadzoną działalnością, jednakże do sporządzenia których podmiot gospodarczy nie został zobowiązany ustawowo.

W zależności od wyboru formy prawnej podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, a więc zorganizowania działalności oraz rodzaju prowadzonej działalności prawo nakłada obowiązek prowadzenia innej dokumentacji działalności gospodarczej. Wskazanie wszystkich przepisów dotyczących tego zagadnienia w zasadzie nie jest możliwe i przekracza ramy niniejszego orzeczenia.

Przepisy odnoszące się do pojęcia „dokumentacja działalności gospodarczej” zawarte są przede wszystkim w ustawach regulujących obrót gospodarczy, w tym w ustawach administracyjnych w zakresie porządku finansowego państwa. W tym miejscu można jedynie przykładowo podać, iż ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 z późn. zm.) wskazuje osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne obowiązane do stosowania się do tej ustawy, w tym do prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 2ust. 1).

Obowiązek prowadzenia dokumentacji zgodnie z wymaganiami ustawy o rachunkowości powstaje także w związku ze zgłoszeniem urzędowi skarbowemu decyzji stosowania zasad rachunkowości w sytuacji, gdy zasady te nie są obligatoryjne dla określonego podmiotu gospodarczego (art. 2 ust. 2). Treść obowiązku wyznacza więc równocześnie zakres wymagań, jakie ma spełniać dokumentacja działalności gospodarczej. Ustawa o rachunkowości w sposób bardzo szczegółowy określa zasady dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz podaje jakiego rodzaju dowody księgowe mogą stanowić podstawę zapisów w tych księgach.

Jeżeli przykładowo do zawarcia umowy doszło w następstwie przetargu zorganizowanego zgodnie z wymogami ustawy z 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (teks jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), to dokumentacją działalności gospodarczej będą zarówno wszelkie dokumenty wymagane ustawą podczas prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia jak i sama umowa zawarta w oparciu o przepisy kodeksu cywilnego. Należy również wskazać, iż taką dokumentacją będą również wszelkie dokumenty związane bezpośrednio ze sposobem zarządzenia daną jednostką w zależności od formy organizacyjno-prawnej danego podmiotu. Kodeks spółek handlowych reguluje w sposób szczegółowy jakiego rodzaju dokumenty winny być sporządzane przy tworzeniu, normalnym funkcjonowaniu, czy też rozwiązywaniu spółek handlowych.

Postanowienie SN z dnia 2 lutego 2009 r., V KK 330/08

Standard: 14069 (pełna treść orzeczenia)