Zasady wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego

Ustawia z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (p.a.s.c.) ze względu na istotność danych o stanie cywilnym osób fizycznych (art. 2 ust. 1 p.a.s.c.), szczególny charakter aktów stanu cywilnego (zob. art. 2 ust. 2 i 3 p.a.s.c.) oraz ich wyjątkową wartość dowodową (zgodnie z art. 3 p.a.s.c.) ustanowiła szczególne zasady wydawania dokumentów z rejestru stanu cywilnego (zob. art. 44-51 p.a.s.c.). 

Zasadą ustawową jest ograniczona jawność aktów stanu cywilnego (zob. art. 45 i n. p.a.s.c.).

Zgodnie z art. 44 ust. 1 p.a.s.c. osobom uprawnionym kierownik urzędu stanu cywilnego wydaje z rejestru stanu cywilnego:

1) odpisy zupełne i odpisy skrócone aktów stanu cywilnego;

2) zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;

3) zaświadczenia o stanie cywilnym.

Ponadto zgodnie z art. 51 w zw. z art. 28 ust. 1 i 3 p.a.s.c. dokumenty z rejestru stanu cywilnego wydaje się przez okresy przechowywania aktów (co do zasady przez okresy: 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia; 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu; jeżeli natomiast osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby).

Szczególne zasady wydawania odpisów aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych na podstawie dotychczasowych przepisów (obowiązujących przed dniem 1 marca 2015 r.) zostały określone w art. 127b p.a.s.c. W art. 130 p.a.s.c. określono także szczególne zasady udostępniania aktów stanu cywilnego sporządzonych w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem 1 marca 2015 r. oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego.

Wyjątkowym rozwiązaniem jest przyznanie osobie uprawnionej do otrzymania odpisu (art. 45 p.a.s.c.) prawa do nieodpłatnego wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem 1 marca 2015 r., jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego.

Fotokopia aktu stanu cywilnego nie ma mocy dokumentu urzędowego (art. 130 ust. 5 p.a.s.c.).

Ponadto osobie uprawnionej do otrzymania odpisu aktu zgonu można umożliwić przeglądanie skorowidzów alfabetycznych aktu zgonu (art. 130 ust. 6 p.a.s.c.).

Wyrok WSA z dnia 12 listopada 2021 r., II SA/Rz 1656/21

Standard: 79866 (pełna treść orzeczenia)