Pobieranie dodatkowych danych niezbędnych do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 21[1] § 4 k.p.c.)

Na podstawie art. 22[1] § 4 k.p. pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wymienione, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Od pracownika pracodawca może żądać dodatkowo innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Źródłem szczególnych uprawnień pracownika są nie tylko przepisy szczególne w stosunku do Kodeksu pracy, lecz także postanowienia zawarte w autonomicznych źródłach prawa pracy.

Należy przyjąć, że zakres danych osobowych, które mogą być przetwarzane w następstwie żądania pracodawcy, określa art. 22[1] k.p. Przepis ten nie zawiera wyczerpującego wyliczenia danych osobowych, lecz wskazuje na nie także pośrednio, odsyłając do przepisów przyznających pracownikom szczególne uprawnienia, a także przepisów nakazujących pracownikowi podanie danych osobowych. Wśród tych pierwszych szczególne znaczenie mają postanowienia autonomicznych źródeł prawa pracy, przede wszystkim układów zbiorowych pracy.

Przez wykonywanie zadań związanych z zatrudnieniem rozumieć można w niektórych przypadkach nawet zbieranie danych dotyczących stanu zdrowia, jeśli jest to istotne dla zatrudnienia na określonym stanowisku lub uzyskania pewnych przywilejów w związku z zatrudnianiem osób niepełnosprawnych. Zasadniczo jednak pracodawca nie ma podstaw do domagania się udzielenia mu informacji o stanie zdrowia pracownika, o przebytych chorobach czy prowadzonym aktualnie leczeniu.

Oceny tej nie zmienia okoliczność, że leczeniem zajmuje się lekarz zakładowy (osoba podporządkowana pracodawcy występującemu tu w roli administratora danych) lub że pracodawca ponosi koszty leczenia. Administrator danych osobowych może przetwarzać dane o stanie zdrowia pracowników tylko wtedy, gdy nie może bez nich wykonać „zadań (...) odnoszących się do zatrudnienia”. Wprawdzie zadania mogą być nakładane na administratora danych (pracodawcę) na podstawie przepisów zawartych w źródłach prawa powszechnie obowiązującego, a także autonomicznych źródłach prawa pracy, jednak w myśl art. 27 ust. 2 pkt 6 zakres przetwarzanych danych musi być określony w ustawie. Dlatego też nawet wtedy, gdy przepisy rozporządzenia albo postanowienia autonomicznych źródeł prawa pracy nakładają na pracodawcę określone zadania, nie jest to wystarczające do legalnego przetwarzania danych osobowych.

W konsekwencji przepisy rozporządzenia albo postanowienia autonomicznych źródeł prawa pracy mogą wyznaczać zadania tylko z uwzględnieniem zakresu danych osobowych wyznaczonego w ustawie i nie mogą go poszerzać. Przykładowo, określenie w regulaminie zakładowego funduszu socjalnego zakresu przetwarzanych wrażliwych danych osobowych nie uchyla zakazu ich przetwarzania wynikającego z ustawy o.d.o., ponieważ regulamin funduszu świadczeń socjalnych nie mieści się w pojęciu „ustawa” występującym w art. 27 ust. 2 pkt 6 ustawy o o.d.o.

W rezultacie należy przyjąć, że pracodawca może przetwarzać wrażliwe dane osobowe (np. o stanie zdrowia) w związku z ubieganiem się przez pracownika o świadczenia socjalne tylko wtedy, gdy pracownik wyrazi na to zgodę na piśmie, co jest przesłanką uchylającą zakaz przetwarzania wrażliwych danych osobowych wymienioną w art. 27 ust. 2 pkt 1 ustawy o o.d.o. Natomiast w braku takiej zgody pracodawca może zgodnie z prawem żądać przedłożenia dokumentów zawierających wrażliwe dane osobowe wyłącznie do wglądu (np. recept lekarskich w związku z udzielaniem zapomogi na leki). Takie zachowanie pracodawcy (osoby go reprezentującej) nie jest bowiem przetwarzaniem w rozumieniu ustawy. Jednocześnie należy je oceniać jako zgodne z art. 22[1] § 4 k.p., jeżeli regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zawiera postanowienia pozwalające na określenie danych osobowych, które obowiązany jest podać pracownik w związku z ubieganiem się o świadczenia socjalne.

Wyrok SN z dnia 4 lutego 2021 r., II PSKP 7/21

Standard: 59575 (pełna treść orzeczenia)