Sporządzanie oraz przechowywanie przez pracodawcę notatek służbowych o przebiegu zatrudnienia

Pracodawca nie ma obowiązku ostrzegania pracownika o tym, że źle wykonuje pracę, co może być podstawą wypowiedzenia stosunku pracy. Co więcej jest oczywistym, że „pisma ostrzegawcze”, jakie pracodawca umieściłby w aktach osobowych powoda, stanowiące dowód na istnienie ostrzeżeń, nie mają prawa się w nich znajdować. Wydane na podstawie art. 2981 k.p. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 ze zm.) określa wyraźnie jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. Nie ma pośród tych dokumentów „pism ostrzegawczych”, czy innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków (por. § 6 rozporządzenia). Sporządzanie takich pism, czy notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną. Prowadzi ona, bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych. Stąd Sąd Najwyższy w swym orzecznictwie wskazuje, iż pracownik może domagać się od pracodawcy zaniechania sporządzania tzw. notatek służbowych (por. postanowienie SN z 16 marca 2000 r., I PKN 672/99).

Także tzw. rozmowy dyscyplinujące, zmierzające do wskazania, że pracownik robi źle, nie mogą być uzasadnieniem powodów rozwiązania stosunku pracy przez pracodawcę za wypowiedzeniem (por. wyrok SN z 23 listopada 2010 r., I PK 105/10).

Wyrok SN z dnia 16 czerwca 2011 r., I PK 222/10

Standard: 73425 (pełna treść orzeczenia)

"Pisma ostrzegawcze”, jakie pracodawca umieścił w aktach osobowych Powoda, nie mają prawa się w nich znajdować. Wydane na podstawie art. 298[1] k.p. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa wyraźnie jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych. Nie ma pośród tych dokumentów „pism ostrzegawczych” czy innego rodzaju wytknięć naruszenia obowiązków (por. § 6 Rozporządzenia). Sporządzanie takich pism czy notatek należy uznać za praktykę niedopuszczalną. Prowadzi ona bowiem do obchodzenia regulacji o nakładaniu kar porządkowych.

Od „pisma ostrzegawczego” pracownik nie może się przecież odwołać i zakwestionować ujętych w nim zarzutów. W dalszej kolejności traktowanie takiego pisma inaczej niż zawiadomienia o nałożeniu kary porządkowej pozwala na jego przetrzymywanie w aktach po upływie terminów wynikających z art. 113 § 1 k.p. Innymi słowy stanowi takie pismo świadectwo możliwego naruszenia obowiązków przez pracownika, którego pracownik nie może kwestionować i którego usunięcia nie może oczekiwać w żadnym prawnie określonym terminie.

Wyrok SN z dnia 23 listopada 2010 r., I PK 105/10

Standard: 73424 (pełna treść orzeczenia)

Pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt.

Pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków (abstrahując od tego, czy powód istotnie je naruszył). Prawo takie nie stoi w sprzeczności z ustawą o ochronie danych osobowych (art. 23 ust. 1 pkt 5 w związku z art. 3 ust. 2), w której świetle za usprawiedliwione należy uznać przetwarzanie wszelkich informacji niezbędnych do wykonywania zadań pracodawcy, pod warunkiem, że nie narusza to praw i wolności pracownika oraz nie dotyczy danych wrażliwych, bez spełnienia warunków przetwarzania takich danych określonych w art. 27 ust. 2 tej ustawy. Ponadto wskazane prawo znajduje także oparcie w § 6 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U Nr 62, poz. 286)

Wyrok SN z dnia 10 października 2003 r., I PK 295/02

Standard: 56350 (pełna treść orzeczenia)