Protokół skrócony, transkrypcja protokołu jako dokumentu urzędowego (art. 158 k.p.c.)

Transkrypcja protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk nie jest dokumentem urzędowym i nie stanowi podstawy ustaleń dotyczących przebiegu posiedzenia.

Jeżeli protokół sporządzony za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk nie pozwala w części obejmującej czynność dowodową na ustalenie jej treści, sąd powtarza w odpowiednim zakresie tę czynność (art. 241 k.p.c.).

Podnosząc w apelacji zarzut błędnej oceny dowodu (art. 233 § 1 k.p.c.), skarżący nie musi wskazywać konkretnego fragmentu zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku utrwalającego przeprowadzenie tego dowodu.Jakkolwiek w praktyce z punktu widzenia efektywności i sprawności postępowania jest korzystne, gdy skarżący wskazuje konkretny fragment zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku bądź konkretne karty akt sprawy (protokołu) utrwalające przeprowadzony dowód, którego ocenę kwestionuje, to jednak przepisy kodeksu postępowania cywilnego nie nakładają na niego takiej powinności.

Protokół skrócony (art. 158 § 1 k.p.c.), podpisany przez przewodniczącego oraz protokolanta (art. 158 § 3 zdanie drugie k.p.c.), jest - podobnie jak protokół pisemny pełny (art. 158 § 2 k.p.c.) - dokumentem urzędowym, korzystającym z domniemań, które są właściwe takim dokumentom (por. art. 244 k.p.c.; zob. uchwała SN z dnia 3 grudnia 1971 r., III CZP 75/71). Może podlegać sprostowaniu lub uzupełnieniu (art. 160 § 1 k.p.c.). Protokół elektroniczny, podpisany przez protokolanta podpisem elektronicznym gwarantującym identyfikację jego osoby oraz rozpoznawalność jakiejkolwiek późniejszej zmiany protokołu (art. 158 § 3 zd. 1 k.p.c.), formalnie nie jest dokumentem urzędowym, ale przepisy o dokumentach urzędowych, w tym o domniemaniach właściwych tym dokumentom (art. 244 k.p.c.), stosuje się do niego odpowiednio (na podstawie art. 308 § 2 k.p.c.; od dnia 8 września 2016 r. - na podstawie art. 308 k.p.c.).

Zapis obrazu albo obrazu i dźwięku nie podlega jednak sprostowaniu (art. 160 § 2 k.p.c.), w związku z czym w wypadku rozbieżności między tym zapisem a protokołem skróconym wszelkie wątpliwości w tym zakresie powinny być rozstrzygane na podstawie zapisu.

Znaczenia protokołu elektronicznego jako podstawy ustaleń faktycznych nie podważa § 12 rozporządzenia z 2015 r., pozwalający na zmiany zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku konieczne do jego prawidłowego odtworzenia, przechowywania lub udostępniania, dokonywane w szczególności za pomocą urządzeń korygujących lub wzmacniających utrwalony dźwięk lub obraz. Wystarczy wskazać, że zmiany takie wymagają zarządzenia przewodniczącego, nie mogą jednak wpływać na treść utrwalonych czynności procesowych dokonanych na posiedzeniu jawnym i są utrwalane w kolejnej wersji zapisu przy zachowaniu niezmienionej wersji pierwotnej, a następnie odnotowywane przez przewodniczącego w aktach sprawy i opatrywane przez pracownika sądu bezpiecznym podpisem elektronicznym. Jest przy tym oczywiste, że wszelkie korekty zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku dokonywane zgodnie z § 12 rozporządzenia z 2015 r. nie mogą służyć sprostowaniu tego zapisu (art. 160 § 2 k.p.c.).

Przygotowanie transkrypcji odpowiedniej części protokołu sporządzonego za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk może być zarządzone przez przewodniczącego, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowego orzekania w sprawie (art. 158 § 4 k.p.c.). (...) Skoro w wypadku utrwalania przebiegu posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk oraz pisemnie (art. 157 § 1 zdanie drugie i art. 158 § 1 k.p.c.) protokół stanowią łącznie zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku oraz protokół o skróconej treści, to nie ma podstaw do utożsamiania lub zrównywania transkrypcji tego zapisu z protokołem albo jego częścią względnie traktowania jej jako trzeciego elementu składowego protokołu. Transkrypcja obecnie nie stanowi też załącznika do protokołu, zatem nie podlega sprostowaniu lub uzupełnieniu (art. 160 § 1 k.p.c.).

Dokonanie transkrypcji jest tylko czynnością o charakterze materialnotechnicznym, która ma zapewnić pełniejszą funkcjonalność systemu i efektywność stosowania protokołu obejmującego zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku. Ułatwia pracę z protokołem elektronicznym, w tym w szczególności umożliwia odnalezienie jego stosownego fragmentu. Potwierdza to fakt, że sporządzanie transkrypcji nie następuje w każdym wypadku utrwalania przebiegu posiedzenia za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk, lecz tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia prawidłowego orzekania. Nie jest ono nawet regułą, skoro wymaga zarządzenia przewodniczącego, a jeśli do niego dochodzi, to transkrypcja nie musi obejmować całości zapisu, lecz tylko jego odpowiednią część (art. 158 § 4 k.p.c.).

Ograniczona funkcja transkrypcji protokołu elektronicznego znajduje wyraz w tym, że nie jest ona dokumentem urzędowym. Ustawodawca - poza wymaganiem pisemności, wynikającym z określenia, że chodzi o transkrypcję takiego protokołu - nie ustanowił innych wymagań co do jej formy, w tym przede wszystkim wymagania, aby dokument transkrypcji był podpisany (zob. też § 93 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 r. - Regulamin urzędowania sądów powszechnych, Dz.U. z 2015 r., poz. 2316). Transkrypcja protokołu elektronicznego nie pełni żadnej samodzielnej funkcji procesowej, lecz ma znaczenie subsydiarne. Dokument taki nie stanowi podstawy ustaleń co do przebiegu posiedzenia, z którego sporządzono taki protokół.

Sytuacja, gdy się okaże, że zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia nie pozwala na ustalenie treści podjętych na posiedzeniu czynności procesowych oznacza wadliwość protokołu elektronicznego, którą trzeba traktować tak samo, jak wadliwość protokołu pisemnego obejmującego czynności dowodowe, polegającą na jego częściowej nieczytelności.

Odmienność techniki sporządzania obu typów protokołu nie może przesłaniać tego, że problem jest w istocie taki sam i sprowadza się do tego, że nie można na podstawie protokołu ustalić w części treści czynności dowodowej. Przyjmując, że chodzi o wypadek, w którym - ze względów technicznych - nie jest możliwe usunięcie takiej wadliwości przez zabiegi określone w § 12 rozporządzenia z 2015 r., za właściwe należy uznać w takim wypadku powtórzenie czynności dowodowej w odpowiednim zakresie (art. 241 k.p.c.).

W zakresie, w którym protokół elektroniczny nie pozwala na ustalenie treści czynności dowodowej, chodzi o taką jego wadę, która odbiera mu w tym zakresie cechę protokołu. Uzasadnia to powtórzenie w odpowiednim zakresie czynności dowodowej, której treści nie da się ustalić, a nie odtwarzanie protokołu w tej części.

Uchwała SN z dnia 23 marca 2016 r., III CZP 102/15

Standard: 20188 (pełna treść orzeczenia)

Sporządzenie protokołu bez udziału protokolanta jest niedopuszczalne także wtedy, gdy przebieg czynności protokołowanych zostaje utrwalony za pomocą aparatury dźwiękowej. Również i w tym wypadku protokolant musi sporządzić krótki protokół, z tą tylko różnicą, że nie musi przedstawić całości przebiegu poszczególnych czynności, np. zeznania świadka. Powinien on jednak brać udział przy zabezpieczeniu taśmy i przełożeniu na pismo zapisu dźwiękowego. Przekład ten musi także podpisać protokolant.

Uchwała SN z dnia 3 grudnia 1971 r., III CZP 75/71

Standard: 30348 (pełna treść orzeczenia)