Wyrok z dnia 2023-07-26 sygn. II OSK 737/22

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Andrzej Jurkiewicz (spr.) Sędziowie: Sędzia NSA Tomasz Zbrojewski Sędzia del. NSA Jerzy Stankowski po rozpoznaniu w dniu 26 lipca 2023 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej Wojewody Mazowieckiego od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 1 grudnia 2021 r. sygn. akt IV SA/Wa 1142/21 w sprawie ze skargi A.C. na decyzję Wojewody Mazowieckiego z dnia 24 maja 2021 r., znak [...] w przedmiocie odmowy sprostowania aktu urodzenia 1. uchyla zaskarżony wyrok i oddala skargę; 2. odstępuje od zasądzenia zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego w całości.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, wyrokiem z 1 grudnia 2021 r., sygn. akt IV SA/Wa 1142/21, po rozpoznaniu sprawy ze skargi A. C. na decyzję Wojewody Mazowieckiego z 24 maja 2021 r., [...] w przedmiocie odmowy sprostowania aktu urodzenia, uchylił zaskarżoną decyzję i zasądził od Wojewody Mazowieckiego na rzecz skarżącej zwrot kosztów postępowania sądowego.

Powyższy wyrok zapadł w następującym stanie faktycznym i prawnym.

Pismem z dnia 21 stycznia 2021 r. A. C. wniosła o sprostowanie jej aktu urodzenia, sporządzonego w Urzędzie Stanu Cywilnego m.st. Warszawy pod nr [...], polegające na zastąpieniu wskazanej w akcie daty urodzenia ("X lipca 1946 r.") na "Y lipca 1946 r.". W uzasadnieniu wniosku wskazano, że data urodzenia wnioskodawczyni ujawniona w akcie, tj. X lipca 1946 r., jest wynikiem omyłki pisarskiej, podczas gdy z szeregu dokumentów urzędowych wynika, iż rzeczywistą datą urodzenia wnioskodawczyni jest Y lipca 1946 r. Do wniosku załączono: kopię zagranicznego aktu urodzenia [...] nr [...] wraz z tłumaczeniem, zawierającego w szczególności następującą treść: "Data urodzenia: [treść zniszczona i nieczytelna] lipca tysiąc dziewięćset czterdziestego szóstego roku. Dnia Y lipca 1946 roku, w księdze rejestracji aktów stanu cywilnego dotyczących urodzenia, dokonano odpowiedniego zapisu pod numerem 12." "Data wydania 06 września 1963 r."; inną kopię tego samego zagranicznego aktu urodzenia wnioskodawczyni [...] nr [...], do której nie przedłożono tłumaczenia, oznaczającą datę urodzenia się wnioskodawczyni w następujący sposób: "Data urodzenia: Y lipca tysiąc dziewięćset czterdziestego szóstego roku."; kopię kartę identyfikacji podatkowej wraz z tłumaczeniem; kopię zagranicznego dokumentu "Pensijne Poswidczennia" bez tłumaczenia; zaświadczenie o stanie cywilnym z 13 marca 1998 r. wraz z tłumaczeniem wskazujące, iż wnioskodawczyni urodziła się Y lipca 1946 r.; kopię zagranicznego paszportu wnioskodawczyni wraz z tłumaczeniem z adnotacją: "Data urodzenia: Y lipca 1946 roku"; kopię roboczej kopii decyzji nr [...] z 14 października 2004r., sporządzonej w 2005 r. do wewnętrznego użytku Kierownika USC z urzędową adnotacją z dnia 4 lipca 2005 r., sugerującą nadanie biegu procedurze sprostowania w/w decyzji z urzędu w sposób obecnie żądany przez wnioskodawczyni (adnotacja o treści "proszę sprostować datę urodzenia" zaopatrzona pieczątką "Starszy Inspektor [dalsza treść pieczątki, wskazująca imię i nazwisko w/w urzędnika, nieczytelna]" i nieczytelnym podpisem).

Decyzją z dnia 22 marca 2021 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego m.st. Warszawy odmówił dokonania żądanego sprostowania aktu, stwierdzając brak podstaw do przyjęcia, iż treść aktu jest niezgodna z danymi zawartymi w dokumentach wymienionych w art. 35 ust. 1 - 2 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (dalej: p.a.s.c.). Organ wskazał, iż przedmiotowy akt urodzenia nr [...] (nr historyczny [...]) na nazwisko A. A. został sporządzony w dniu 14 października 2004 r. na podstawie art.73 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (wówczas t.j. Dz.U.2004 nr 161, poz. 1688) w oparciu o akt urodzenia wnioskodawczyni (nr blankietu [...]), sporządzony w języku rosyjskim oraz tłumaczenie tego aktu. We w/w przedłożonym zagranicznym akcie urodzenia wskazano, iż: (-) dzień X lipca 1946 r. jest datą urodzenia się wnioskodawczyni, natomiast (-) dzień Y lipca 1946 r. to data sporządzenia aktu w księdze rejestracji aktów stanu cywilnego. Akt urodzenia, którego sprostowania żąda obecnie wnioskodawczyni, został zatem sporządzony ściśle w oparciu o treść przedłożonego aktu zagranicznego. Obecnie, do wniosku o sprostowanie aktu wnioskodawczyni przedłożyła dwie kolejne kopie swojego zagranicznego aktu urodzenia nr blankietu [...], z których jedna nie zawiera (z uwagi na fragmentaryczne zniszczenie dokumentu) danych co do daty urodzenia, druga natomiast wskazuje w tym zakresie na Y lipca 1946 r. Oznacza to, iż w toku toczących się z jej wniosku postępowań (tj. postępowania z 2004 r. oraz postępowania obecnego) wnioskodawczyni przedłożyła organowi trzy wersje tego samego dokumentu. Wywodzona przez wnioskodawczynię jako data jej urodzenia data Y lipca 1946 r. wpisana jest w przedłożonych przez nią kopiach dokumentów zagranicznych, tj: zaświadczenia o stanie cywilnym i paszportu, niemniej nie są to dokumenty, o których mowa w art. 35 ust. 1 – 2 p.a.s.c. W świetle powyższych okoliczności organ uznał, iż dane zawarte w przedmiotowym akcie stanu cywilnego, którego sprostowania wnioskodawczyni żąda, są zgodne z dokumentacją zawartą w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na podstawie których akt ten został sporządzony. Z tych przyczyn sprostowanie przedmiotowego aktu na drodze administracyjnej nie jest w ocenie organu możliwe. W art. 36 p.a.s.c. na tę okoliczność przewidziano możliwość ubiegania się przez stronę o sprostowanie aktu stanu cywilnego przez sąd powszechny w postępowaniu nieprocesowym.

Wojewoda Mazowiecki decyzją z dnia 24 maja 2021 r. nr [...], po rozpatrzeniu odwołania A. C., utrzymał w mocy ww. decyzję Kierownika USC. Wojewoda wskazał, że przedmiotowy akt, objęty wnioskiem o sprostowanie, sporządzony został na podstawie tłumaczenia zagranicznego aktu urodzenia, dokonanego przez tłumacza przysięgłego w dniu 14 kwietnia 1998 r. Powyższa okoliczność uniemożliwia w ocenie organu zakwestionowanie prawidłowości daty urodzenia, wskazanej w akcie, albowiem data jest zgodna z przedłożonym dokumentem wraz z jego tłumaczeniem. Organ zaznaczył, że w świetle art. 35 p.a.s.c. dopuszczalne jest sprostowanie w aktach stanu cywilnego różnego rodzaju niezgodności, które wynikają z porównania treści tego aktu z dokumentami składającymi się na jego akta zbiorowe i lub z innymi aktami stanu cywilnego, które stwierdzają zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego. Sprostowaniu mogą zatem podlegać omyłki osoby formułującej akt, niedokładności powstałe przy sporządzaniu aktu, a zatem wynikające z błędnego odczytania dokumentów źródłowych, pominięcia któregoś z ich elementów. W rozpatrywanej zaś sprawie do takich - jak przykładowo powołane – sytuacji nie doszło, bowiem wszystkie dane figurujące w akcie urodzenia wnioskodawczyni są zgodne z przedłożonymi do jego transkrypcji dokumentami. Organ zgodnie z przywołanymi wyżej zasadami wiernie przeniósł treść ww. aktu urodzenia na podstawie jego tłumaczenia przysięgłego, nie mogąc zignorować jego treści ani podważać samodzielnie jakości tłumaczenia. Tłumaczenie to stanowi akta zbiorowe do aktu urodzenia nr [...]. Z kolei załączone do wniosku o sprostowanie aktu nr [...] kopie zagranicznych dokumentów nie są dokumentami wymienionymi w art. 35 p.a.s.c., na podstawie których byłoby możliwe uwzględnienie żądania strony (nie stwierdzają zdarzenia wcześniejszego niż urodzenie wnioskodawczyni). W sytuacji, gdy ustalenie prawidłowej treści aktu stanu cywilnego wymaga dokonania ustaleń faktycznych oraz przeprowadzenia postępowania dowodowego, sprawa powinna zostać rozstrzygnięta w postępowaniu przed sądem powszechnym stosownie do art.36 p.a.s.c. Zgodnie bowiem z art. 3 p.a.s.c. akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych; ich niezgodność z prawdą może być udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym.

Skargą A. C. zaskarżyła powyższą decyzję, zarzucając mu naruszenie: art. 7, art. 77 § 1, art. 80 k.p.a.; art. 8 k.p.a. z zw. z art. 77 § 4 k.p.a.; art. 75 k.p.a.; art. 107 § 3 k.p.a.; art. 35 ust. 1 - 2 p.a.s.c.

W odpowiedzi na skargę Wojewoda wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko zajęte w sprawie.

W piśmie procesowym z dnia 21 września 2021 r. skarżąca wniosła o przeprowadzenie uzupełniającego postępowania dowodowego z dokumentu w postaci zagranicznego ([...]) aktu urodzenia skarżącej ("Państwowego Aktu Urodzenia") z dnia 19 sierpnia 2021 r., stwierdzającego urodzenie się skarżącej w dniu Y lipca 1946 r. wraz tłumaczeniem tego dokumentu na język polski.

Na rozprawie przed Sądem w dniu 1 grudnia 2021 r. Sąd zarządził na podstawie art.111 § 2 p.p.s.a. połączenie sprawy niniejszej i sprawy o sygn. akt IV SA/Wa 1143/21 do wspólnego rozpoznania (nie zarządzając natomiast ich wspólnego rozstrzygnięcia).

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, w uzasadnieniu przywołanego na wstępie wyroku uwzględniającego skargę stwierdził, że zaskarżona decyzja została wydana z naruszeniem art. 7, art. 15 i art. 77 § 1 k.p.a., które to naruszenie mogło istotnie wpłynąć na wynik sprawy. Z tej racji decyzję tę należało wyeliminować z obrotu prawnego. Sąd zgodził się ze skargą, że w postępowaniu odwoławczym nie wyjaśniono wszystkich wątpliwości dotyczących stanu faktycznego sprawy. Z tej racji decyzję odwoławczą należało wyeliminować z obrotu prawnego. Sąd podniósł, że w następstwie wniesienia przez skarżącą o sprostowanie na drodze administracyjnej jej aktu urodzenia, który powstał w wyniku wpisania do polskich ksiąg stanu cywilnego, na podstawie art. 73 poprzednio obowiązującego p.a.s.c. z 1986 r., aktu urodzenia skarżącej sporządzonego za granicą, obowiązkiem orzekających w sprawie organów było wyjaśnienie, czy zawarte w tym akcie dane, objęte żądaniem sprostowania (tj. data urodzenia skarżącej – X lipca 1946 r.) wykazują niezgodność z danymi zawartymi w jakimkolwiek z dokumentów, spełniających cechy skatalogowane w art. 35 ust.1 i 2 p.a.s.c., tj.: z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego; z danymi zawartymi w innych aktach stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych; z danymi zawartymi w zagranicznych dokumentach stanu cywilnego (z tym zastrzeżeniem, że sprostowanie aktu stanu cywilnego może być dokonane na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego, lub na podstawie innego dokumentu zagranicznego, potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli zawierają one dane, które podlegają sprostowaniu, stwierdzają zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych). Zdaniem Sądu słusznie podnosi skarżąca, że jej żądanie sprostowania aktu urodzenia, wpisanego do polskich ksiąg stanu cywilnego na mocy decyzji z 14 października 2004 r., pozostaje w bliskim związku z przeprowadzoną przez organy obu instancji równolegle, również na wniosek skarżącej z dnia 21 stycznia 2021 r., sprawą o sprostowanie aktu małżeństwa skarżącej i B. C. (mąż skarżącej), sporządzonego przez Kierownika USC pod nr [...] (sprawa zakończona również decyzjami organów obu instancji, odmawiającymi sprostowania, również zaskarżona do tut. Sądu i zarejestrowana pod sygn. akt IV SA/Wa 1143/21, a następie połączona przez Sąd ze sprawą niniejszą do wspólnego rozpatrzenia). W szczególności należy w ocenie Sądu zgodzić się ze skarżącą, że zestawienie chronologii sporządzenia w/w obu aktów, objętych obecnie wnioskami o sprostowanie, dokumentacji zawartej w aktach zbiorowych obu aktów daje szersze spojrzenie na stan faktyczny sprawy. Sąd podkreślił, że chronologicznie pierwszym polskim aktem stanu cywilnego, dotyczącym stanu cywilnego skarżącej, był akt małżeństwa skarżącej i jej męża, zarejestrowany przez Kierownika USC w 1998 r. pod nr [...]. Sąd przyjął, iż akta zbiorowe w/w aktu małżeństwa z 1998 r. stanowi dokumentacja zgromadzona przez Wojewodę na k.1 – 11 akt administracyjnych Wojewody, załączonych do akt sądowych sprawy IV SA/Wa 1143/21. Akta te obejmują następujące dokumenty dotyczące skarżącej, poprzedzające sporządzenie w/w aktu małżeństwa: potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię aktu urodzenia skarżącej (nr blankietu [...]), sporządzonego w języku rosyjskim w dniu 20 października 1946r.; tłumaczenie w/w aktu urodzenia z języka rosyjskiego, sporządzone przez tłumacza przysięgłego w dniu 14 kwietnia 1998 r. (w świetle w/w tłumaczenia przetłumaczony akt stanowi, iż dzień X lipca 1946 r. jest datą urodzenia się skarżącej, natomiast dzień Y lipca 1946 r. to data sporządzenia aktu w księdze rejestracji aktów stanu cywilnego); zaświadczenie z dnia 22 kwietnia 1998 r. o braku przeszkód do zawarcia przez skarżącą małżeństwa z przyszłym mężem, wydane przez Wydział Konsularny Ambasady [...] w Rzeczypospolitej Polskiej wraz z tłumaczeniem na język polski z dnia 23 kwietnia 1998 r. (w dokumencie tym wskazano, iż skarżąca urodziła się w dniu Y lipca 1946 r.); kopię aktu rozwiązania poprzedniego małżeństwa skarżącej, sporządzonego w języku [...] w dniu 13 marca 1998 r., wraz z tłumaczeniem na język polski, sporządzonym w dniu 14 kwietnia 1998 r. (w dokumencie tym nie zawarto wzmianki o dacie urodzenia skarżącej). Odnotować w związku z powyższym należy, iż w aktach tych brak jest dokumentu, na istnienie którego (i na dołączenie którego do akt zbiorowych aktu małżeństwa) powołuje się pełnomocnik skarżącej, tj. oświadczenia skarżącej o braku przeszkód do zawarcia związku małżeńskiego ("zapewnienie"), który to dokument miałby również wskazywać Y lipca 1946 r. jako datę urodzenia skarżącej. W aktach tych znajduje się wprawdzie dokument podobnego rodzaju, niemniej pochodzący wyłącznie od męża skarżącej (zapewnienie z dnia 28 kwietnia 1998 r.). W aktach zbiorowych aktu małżeństwa skarżącej z 1998 r. brak jest również dokumentu w postaci zaświadczenia Kierownika Wydziału Rejestracji Aktów Stanu Cywilnego Rejonu [...] w m. [...] o stanie cywilnym z 13 marca 1998 r. wraz z tłumaczeniem. Dokument ten został natomiast dołączony przez pełnomocnika do wniosku pełnomocnika o sprostowanie obu aktów.

Sąd podkreślił, że decyzją z dnia 14 października 2004 r., wydaną na podstawie art. 73 ust.1 p.a.s.c. z 1986 r., Kierownik USC wpisał do księgi urodzeń 2004 r. USC w m.st. Warszawie, na wniosek męża skarżącej z dnia 13 października 2004 r., zagraniczny akt urodzenia skarżącej, sporządzony w Komisariacie Ludowym Spraw Wewnętrznych [...] w roku 1946 r. pod nr [...] o treści następującej: "I. Dane dotyczące dziecka: (...) data urodzenia: X.07.1946". Akta zbiorowe przedmiotowego aktu urodzenia, znajdujące się na k.3 – 4 akt Wojewody, załączonych do akt sądowych niniejszej sprawy IV SA/Wa 1142/21, ograniczają się do dwóch dokumentów przedłożonych przez męża skarżącej przy wniosku z dnia 13 października 2004 r., tj. potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii aktu urodzenia skarżącej (nr blankietu [...]), sporządzonego w języku rosyjskim w dniu 20 października 1946 r. oraz tłumaczenia w/w aktu urodzenia z języka rosyjskiego, sporządzonego przez tłumacza przysięgłego w dniu 14 kwietnia 1998 r. (w świetle w/w tłumaczenia przetłumaczony akt stanowi, iż dzień X lipca 1946 r. jest datą urodzenia się skarżącej, natomiast dzień Y lipca 1946 r. to data sporządzenia aktu w księdze rejestracji aktów stanu cywilnego). Z zestawienia akt zbiorowych obu aktów dotyczących skarżącej wynika zatem w ocenie Sądu jednoznacznie, iż wnosząc w odstępie sześciu lat o wydanie tychże aktów skarżąca konsekwentnie przedkładała Kierownikowi USC kolejne kopie tego samego odpisu zagranicznego aktu urodzenia z 20 października 1946 r. wraz ze stosownymi tłumaczeniami z języka rosyjskiego, stwierdzającymi, iż datą urodzenia się skarżącej jest X lipca 1946 r. Nie może również ulegać zdaniem Sądu wątpliwości, iż akt urodzenia z 2004 r., którego sprostowania żąda obecnie skarżąca, został sporządzony ściśle w oparciu o treść akt zbiorowych tego właśnie aktu (ograniczających się, jak już wskazano, do kopii zagranicznego aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem na język polski). Z dokumentacji na k.9 – 11 akt Wojewody wynika, iż w/w wpisanie zagranicznego aktu urodzenia skarżącej do polskiej księgi urodzeń decyzją Kierownika USC dniu 14 października 2004 r. skłoniło ten sam organ do orzeczenia, decyzją z dnia 9 listopada 2004 r. nr [...], wydaną na podstawie art.28 i art.7 ust.2 p.a.s.c. z 1986 r., o sprostowaniu z urzędu aktu małżeństwa skarżącej z 1998 r., sporządzonego pod nr [...], w części dotyczącej daty urodzenia się skarżącej ("prostuję z urzędu w akcie małżeństwa (...) błędnie wpisaną datę urodzenia kobiety Y lipca 1946 r. na prawidłową: X lipca 1946 r."). W uzasadnieniu w/w decyzji o sprostowaniu organ wskazał, iż: "Podstawę sprostowania oczywistego błędu pisarskiego stanowią akta zbiorowe do w/w aktu.". W aktach sprawy znajduje się również "protokół ustnego zgłoszenia wniosku do postępowania poprzedzającego wydanie decyzji z urzędu", stwierdzający w szczególności, co następuje: - w dniu 10 listopada 2004 r. w organie stawił się mąż skarżącej, wnosząc o wydanie odpisu aktu małżeństwa i oświadczając, iż przy rejestracji aktu błędnie wpisano datę urodzenia kobiety Y lipca 1946 r. zamiast X lipca 1946 r., - stawającego powiadomiono o wszczęciu postępowania administracyjnego zgodnie z art.61 § 4 k.p.a., zmierzającego do sprostowania aktu w trybie art.28 i 36 p.a.s.c. W/w dokument został podpisany przez przedstawiciela Kierownika USC oraz przez męża skarżącej. Na dokumencie poczyniono również adnotację: "W dokumentach zbiorowych załączony jest akt urodzenia, gdzie data urodzenia brzmi X.07.1946 r.". Do akt dołączono również odpis skrócony aktu urodzenia skarżącej z dnia 14 października 2004 r. Jakkolwiek zdaniem Sądu trafnie wskazuje skarżąca na oczywistą niekonsekwencję w treści w/w dokumentów (tj. decyzji i protokołu), odnoszącą się do daty ich sporządzania (decyzja, tj. akt kończący postępowanie administracyjne nosi datę wcześniejszą niż protokół, dokumentujący czynność procesową, co do zasady poprzedzającą wydanie decyzji administracyjnej), niemniej powyższe uchybienie nie stanowi upoważnienia do kwestionowania w jakimkolwiek zakresie mocy wiążącej decyzji z dnia 9 listopada 2004r. Decyzja ta jest bowiem ostateczna, pozostaje w obrocie prawnym, a jej trwałość podlega ochronie na zasadzie art. 16 k.p.a. W ocenie Sądu zestawienie w/w okoliczności w kontekście sposobu ujawnienia daty urodzenia skarżącej w aktach z 1998 i 2004 r. upoważnia do formułowania następujących wniosków: (-) w odstępie sześciu lat Kierownik USC sporządził na wniosek skarżącej dwa polskie akty stanu cywilnego, dotyczące jej osoby, tj.: 1) akt małżeństwa z 1998 r. oraz 2) akt urodzenia z 2004 r. (powstały w wyniku wpisania zagranicznego aktu urodzenia skarżącej z dnia 20 października 1946 r. do polskiej księgi urodzeń decyzją z dnia 14 października 2004 r.); (-) przy sporządzaniu w/w aktów stanu cywilnego ujawniono w nich odmienne daty urodzenia skarżącej, tj. Y lipca 1946 r. w akcie z 1998 r. oraz X lipca 1946 r. w akcie urodzenia z 2004 r., (-) w/w data Y lipca 1946 r. była ujawniona w akcie małżeństwa z 1998 r. w okresie pierwszych sześciu lat funkcjonowania tego aktu w obrocie prawnym, (-) wejście do obrotu prawnego decyzji z dnia 14 października 2004 r., wpisującej zagraniczny akt urodzenia skarżącej do polskiej księgi urodzeń, skłoniło Kierownika USC do sprostowania z urzędu (w reakcji na stosowną inicjatywę męża skarżącej, działającego w jej imieniu) aktu małżeństwa z 1998 r., co nastąpiło stosowną decyzją z dnia 9 listopada 2004 r., (-) w następstwie w/w sprostowania aktu małżeństwa z 1998 r. doszło zatem do uzgodnienia daty urodzenia skarżącej w obu aktach (tj. na X lipca 1946r.), co nastąpiło zgodnie z wolą skarżącej, uzewnętrznioną Kierownikowi USC za pośrednictwem męża skarżącej, (-) po upływie kilkunastu lat funkcjonowania w obrocie prawnym w/w aktów stanu cywilnego, jednolicie określających datę urodzenia skarżącej na X lipca 1946 r., skarżąca domaga się obecnie ich sprostowania poprzez wskazanie w nich jako daty Jej urodzenia Y lipca 1946 r. Zdaniem Sądu bezspornie stwierdzić należy, iż w aktach administracyjnych obu spraw o sprostowanie znajduje się kilka dokumentów zagranicznych i polskich, w których datę urodzenia skarżącej oznaczono na Y lipca 1946 r. W tym kontekście Sąd wymienił zaświadczenie Kierownika Wydziału Rejestracji Aktów Stanu Cywilnego Rejonu [...] w m. [...] o stanie cywilnym z 13 marca 1998 r. wraz z tłumaczeniem – dokument dołączony do wniosku pełnomocnika o sprostowanie obu aktów; zaświadczenie z dnia 22 kwietnia 1998 r. o braku przeszkód do zawarcia przez skarżącą małżeństwa z przyszłym mężem, wydane przez Wydział Konsularny Ambasady [...] w Rzeczypospolitej Polskiej wraz z tłumaczeniem na język polski z dnia 23 kwietnia 1998 r. – dokument załączony do akt zbiorowych aktu małżeństwa z 1998 r. – dokument znajdujący się w aktach zbiorowych aktu małżeństwa z 1998 r.; kopie kolejnych [...] paszportów skarżącej wraz z tłumaczeniami - dokument dołączony do wniosku pełnomocnika o sprostowanie obu aktów; kopię zagranicznego dokumentu "Pensijne Poswidczennia" bez tłumaczenia - dokument dołączony do wniosku pełnomocnika o sprostowanie obu aktów; kopię karty pobytu skarżącej. W ocenie Sądu nie ulega w tej sytuacji wątpliwości, iż pomiędzy treścią aktów stanu cywilnego z 1998 r. i 2004 r. oraz treścią w/w niektórych innych dokumentów krajowych i zagranicznych, dotyczących skarżącej, występuje rozbieżność w zakresie daty urodzenia skarżącej, która to rozbieżność co do zasady może być potencjalnym źródłem utrudnień w dokonywaniu przez skarżącą czynności prawnych, czy też prowadzaniu innego rodzaju spraw. Równie oczywistym w tej sytuacji, całkowicie zrozumiałym i pożądanym jest dążenie skarżącej do likwidacji w/w rozbieżności, tj. do ujednolicenia spornych danych. Sąd wskazał, że przyjmując tok rozumowania skarżącej, iż właściwą datą jej urodzenia miałby być Y lipca 1946 r. nie zaś X lipca 1946 r. (data ujawniona w aktach z 1998 i 2004 r.), należy jednakże kategorycznie stwierdzić, iż sam fakt funkcjonowania w obrocie prawnym w szczególności polskiej urzędowej dokumentacji, operującej datą Y lipca 1946 r. (w tym tak istotnych dokumentów, jak karta pobytu), czy też fakt nadania skarżącej numeru PESEL, korespondującego z taką datą urodzenia, nie stanowi automatycznej podstawy do sprostowania aktów z 1998 i 2004 r. na drodze administracyjnej w trybie i na zasadach określonych w art. 35 p.a.s.c. Brak takiego automatyzmu zachodzi tym bardziej w kontekście funkcjonowania w obrocie prawnym wspomnianej wcześniej dokumentacji zagranicznej. Uwzględnienie przez organy żądania skarżącej było zatem bezwzględnie uzależnione od wykazania, iż data urodzenia skarżącej, ujawniona w aktach jej małżeństwa i urodzenia, jest niezgodna z danymi zawartymi w dokumentach ściśle określonego rodzaju. Zdaniem Sądu, w świetle tej prawidłowości nie może w pierwszej kolejności ulegać wątpliwości, iż ww. wymienione kopie paszportów, kopia dokumentu emerytalnego, kopia karty pobytu, co do zasady nie są dokumentami, o których mowa w art. 35 ust.1 i 2 p.a.s.c. Sprostowanie w oparciu o te dokumenty aktu urodzenia skarżącej było zatem oczywiście niedopuszczalne. Odmawiając sprostowania aktu urodzenia skarżącej w sposób przez nią żądany, organy stanęły na stanowisku, iż ujawniona w tym akcie data urodzenia skarżącej, tj. X lipca 1946 r., została jednoznacznie udokumentowana w aktach zbiorowych tego aktu, obejmujących zagraniczny, tj. rosyjski akt urodzenia skarżącej z dnia 20 października 1946 r. (nr blankietu [...]) wraz ze stosownym tłumaczeniem z dnia 14 kwietnia 1998 r. (dokumenty te zostały włączone zarówno do akt zbiorowych aktu urodzenia skarżącej z 2004 r., jak i do akt zbiorowych aktu małżeństwa z 1998 r.). Organy przyjęły zatem, iż o braku przesłanek do dokonania żądanego sprostowania aktu urodzenia skarżącej przesądzają: zgodność daty wskazanej w akcie urodzenia z danymi zawartymi w jego aktach zbiorowych; brak możliwości zakwestionowania wiarygodności odpisu zagranicznego aktu urodzenia skarżącej z dnia 20 października 1946 r., złożonego do akt zbiorowych obu polskich aktów skarżącej, w oparciu o sam fakt późniejszego przedłożenia przez pełnomocnika skarżącej do wniosku o sprostowanie dwóch innych odpisów tego samego zagranicznego aktu urodzenia, z których w pierwszym brak jest w ogóle adnotacji o dacie urodzenia skarżącej (odpis uległ w tej części zniszczeniu), natomiast w drugim (do którego nie przedłożono tłumaczenia na język polski) zamieszczono datę urodzenia, odpowiadającą obecnym oczekiwaniom skarżącej (t.j. Y lipca 1946 r.); nieprzedłożenie przez pełnomocnika dokumentów spełniających kryteria z art.35 p.a.s.c., z którymi dane aktu urodzenia byłyby niezgodne.

W ocenie Sądu ww. stanowisko należy uznać za przedwczesne, co jest następstwem trafnie podniesionego w skardze nieodniesienia się przez organ do wszystkich zarzutów odwołania skarżącej od decyzji Kierownika USC. W szczególności organ odwoławczy nie odniósł się, wbrew żądaniom odwołania, do przedłożonego przez pełnomocnika dokumentu w postaci poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii roboczego egzemplarza decyzji nr [...] z 14 października 2004 r., sporządzonej w 2005 r. do wewnętrznego użytku Kierownika USC z urzędową adnotacją z dnia 4 lipca 2005 r., sugerującą nadanie biegu procedurze sprostowania w/w decyzji z urzędu w sposób obecnie żądany przez skarżącą. Na dokumencie tym poczyniono adnotację o następującej treści: "proszę sprostować datę urodzenia", zaopatrzoną pieczątką "Starszy Inspektor [dalsza treść pieczątki, wskazująca imię i nazwisko w/w urzędnika, nieczytelna]" i nieczytelnym podpisem. Jednocześnie w części dokumentu, odzwierciedlającej dane skarżącej, wpisywane do księgi urodzeń, podkreślono rubrykę "3. data urodzenia: X.07.1946" i poczyniono w nawiasie obok odręczny dopisek ("Y.07.1946"). Dokument ten sugeruje zatem, iż blisko dziewięć miesięcy po wydaniu przez Kierownika USC decyzji z dnia 14 października 2004 r., wpisującej zagraniczny akt urodzenia skarżącej do polskiej księgi urodzeń (z datą urodzenia X lipca 1946 r.) organ ten doszedł wstępnie do przekonania o istnieniu podstaw do sprostowania tego dokumentu w kierunku pożądanym obecnie przez skarżącą, inicjując wewnątrzurzędowe procedury, zmierzające do wszczęcia stosownego postępowania administracyjnego. W ocenie Sądu rozpatrujący odwołanie Wojewoda nie ustalił, czy opisane wyżej działania doprowadziły do wszczęcia przez Kierownika USC postępowania o sprostowanie aktu urodzenia skarżącej z 2004 r., a jeżeli tak, czy postępowanie to zakończyło się ostateczną decyzją, dokonującą takiego sprostowania. Okoliczność ta ma natomiast podstawowe znaczenie w kontekście oceny dopuszczalności prowadzania przez organy obu instancji postępowania zakończonego zaskarżoną obecnie decyzją odwoławczą. Ustalenie bowiem, iż w przeszłości sprostowano już akt urodzenia skarżącej z 2004 r. w sposób żądany przez nią obecnie, byłoby bowiem równoznaczne z bezprzedmiotowością postępowania obecnego.

Sąd podkreślił, że w następstwie uprawomocnienia się niniejszego wyroku organ ponownie rozpatrzy odwołanie skarżącej od decyzji Kierownika USC, w pierwszej kolejności wyjaśniając kwestię ewentualnego wcześniejszego sprostowania przez ten organ aktu małżeństwa z 2004 r. w sposób żądany obecnie przez skarżącą (organ wyjaśni zatem, czy sprawa zawisła przed nim obecnie została już wcześniej rozstrzygnięta ostateczną decyzją administracyjną, czy też nie). W razie ewentualnego wykluczenia występowania w niniejszej sprawie stanu res iudicata organ, obowiązany do uwzględnienia przy orzekaniu stanu prawnego i faktycznego istniejącego w dacie orzekania, przeprowadzi dowód z przedłożonego przez pełnomocnika w postępowaniu sądowym dokumentu w postaci zagranicznego ([...]) aktu urodzenia skarżącej ("Państwowego Aktu Urodzenia") z dnia 19 sierpnia 2021 r., stwierdzającego urodzenie się skarżącej w dniu Y lipca 1946 r. wraz tłumaczeniem tego dokumentu na język polski, oceniając wpływ tego dokumentu na wynik sprawy. Z powyższych względów Sąd uchylił zaskarżoną decyzję.

Skargą kasacyjną Wojewoda Mazowiecki zaskarżył powyższy wyrok w całości, zarzucając mu naruszenie przepisów postępowania, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art 145 §1 pkt 1 lit c p.p.s.a. w zw. z art. 15 k.p.a. oraz art. 7, 15 oraz 77 § 1 k.p.a. poprzez uznanie, że Wojewoda Mazowiecki uchybił wskazanym przepisom nie dokonując wszystkich czynności niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy i nie gromadząc wystarczającego materiału dowodowego co tym samym spowodowało powstanie wątpliwości na tle stanu faktycznego, które nie pozwoliły w sposób wszechstronny ocenić przesłanek stojących u podstaw złożenia wniosku o sprostowanie aktu urodzenia nr [...] w zakresie daty urodzin.

Z uwagi na powyższe zarzuty w skardze kasacyjnej wniesiono o uchylenie zaskarżonego orzeczenia w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania przez Sąd I instancji, rozpoznanie skargi poza rozprawą i zasądzenie na rzecz Wojewody od strony przeciwnej kosztów postępowania kasacyjnego.

W odpowiedzi na skargę kasacyjną A. C. wniosła o jej oddalenie i zasądzenie od organu kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych. Jednocześnie wniesiono o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z dokumentu "zapewnienie" na okoliczność potwierdzającą datę urodzenia strony oraz w uzupełniającym wykonaniu za organ obowiązku przekazania całości akt sprawy, czego organ nie uczynił na podstawie art. 54 § 2 p.p.s.a.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Zgodnie z treścią art. 182 § 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2023 r., poz. 259, dalej: p.p.s.a.), Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje skargę kasacyjną na posiedzeniu niejawnym, gdy strona, która ją wniosła, zrzekła się rozprawy, a pozostałe strony, w terminie czternastu dni od dnia doręczenia skargi kasacyjnej, nie zażądały przeprowadzenia rozprawy. Ponieważ w rozpoznawanej sprawie skarżący wnosząc skargę kasacyjną zrzekł się rozprawy, a strona przeciwna, po doręczeniu odpisu tej skargi, nie zażądała przeprowadzenia rozprawy, Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznał sprawę na posiedzeniu niejawnym.

Skarga kasacyjna zawiera usprawiedliwione podstawy zaskarżenia, stąd też zasługiwała na uwzględnienie.

Stosownie do brzmienia art. 183 § 1 p.p.s.a. Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, bierze jednak z urzędu pod rozwagę nieważność postępowania, której podstawy zostały ujęte w art. 183 § 2 p.p.s.a., jak też podstawy odrzucenia skargi lub umorzenia postępowania przed sądem wojewódzkim (art. 189 p.p.s.a.). W rozpoznawanej sprawie nie występują te przesłanki, zatem Naczelny Sąd Administracyjny był związany zarzutami skargi kasacyjnej.

Przystępując do wyjaśnienia przesłanek uwzględnienia wniesionego środka odwoławczego, stwierdzić należy, iż zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego podniesiony w skardze kasacyjnej jako jedyny zrzut naruszenia przepisów postępowania, tj. art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w zw. z art. 7, art. 15 i art. 77 § 1 k.p.a. został oparty na usprawiedliwionych podstawach. Wbrew bowiem ocenie Sądu pierwszej instancji organ zebrał i rozpatrzył cały materiał dowodowy istotny z punktu widzenia dyspozycji art. 35 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego (p.a.s.c.) stanowiącego podstawę prawną odmowy sprostowania aktu urodzenia skarżącej nr [...].

Zgodnie z treści art. 35 ust. 1 p.a.s.c., akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził. Sprostowanie aktu stanu cywilnego może być dokonane na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego, lub innego dokumentu zagranicznego potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli zawierają one dane, które podlegają sprostowaniu, stwierdzają zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych (art. 35 ust. 2 p.a.s.c.). Z powyższych przepisów wynika, że kierownik urzędu stanu cywilnego może sprostować akt stanu cywilnego jedynie na podstawie dokumentów, przy czym muszą to być dokumenty dotyczące zdarzeń wcześniejszych niż to zdarzenie, którego dotyczy akt stanu cywilnego podlegający sprostowaniu, a nadto muszą to być dokumenty dotyczące osoby, których dane podlegają sprostowaniu, lub dokumenty dotyczące wstępnych tej osoby. Nie mogą to być jakiekolwiek dokumenty, lecz dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, akty stanu cywilnego lub zagraniczne dokumenty stanu cywilnego.

W przedmiotowej sprawie wnioskiem o sprostowanie objęto akt urodzenia skarżącej nr [...] sporządzony w Urzędzie Stanu Cywilnego m. st. Warszawy w dniu 14 października 2004 r. na podstawie aktu urodzenia nr blankietu [...] sporządzonego w języku rosyjskim oraz jego tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego. Jak wynika z akt sprawy, w trakcie sporządzania ww. aktu urodzenia w Urzędzie Stanu Cywilnego m. st. Warszawy brak było wątpliwości co do wynikającej z przedłożonego aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą daty X lipca 1946 r. jako daty urodzenia skarżącej, jak i co do tego, że data Y lipca 1946 r. stanowiła datę sporządzenia tego aktu w księdze rejestracji aktów stanu cywilnego. Powyższe świadczy o tym, że treść przedłożonego w 2004 r. do wpisania do polskich ksiąg stanu cywilnego – wraz z tłumaczeniem - aktu urodzenia skarżącej sporządzonego za granicą, na podstawie którego sporządzono akt urodzenia nr [...], nie była zniszczona i przez to nieczytelna. Dokonywana bowiem w trybie art. 73 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 161, poz. 1688) transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego ograniczała się jedynie do oceny takiego dokumentu i dokonania czynności wpisania odpisu aktu sporządzonego w swoim czasie za granicą. Czynność ta miała charakter formalnoprawny, nie wymagała przeprowadzenia postępowania dowodowego, a jedynie przeniesienia treści zawartej w odpisie zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskiej księgi stanu cywilnego. Była to więc rejestracja wtórna w formie aktu stanu cywilnego. Przy czym zniszczony lub nieczytelny odpis zagranicznego aktu stanu cywilnego mógł być w trybie ww. przepisu wpisany do ksiąg jedynie wówczas, gdy nieczytelna lub brakująca część tekstu dotyczyła nieistotnych cech dokumentu (zob. A. Czajkowska, E. Pachniewska, Prawo o aktach stanu cywilnego. Komentarz. Orzecznictwo. Wzory dokumentów i pism, wyd. V, LexisNexis 2011, komentarz do art. 73). Z przedłożonej z wnioskiem skarżącej w dniu 1 lutego 2021 r. o sprostowanie ww. aktu urodzenia, poświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii aktu urodzenia nr blankietu [...] – tego samego, który stanowił podstawę sporządzenia aktu urodzenia nr [...] – nie wynikała natomiast data urodzenia skarżącej, ponieważ jego treść w tej części była zniszczona i nieczytelna. Jednocześnie skarżąca załączyła kolejną kserokopię aktu urodzenia nr blankietu [...], gdzie z kolei jako datę jej urodzenia wpisano Y lipca 1946 r., jednak do dokumentu tego nie załączono jego tłumaczenia na język polski. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego zasadnie w oparciu o ww. dowody, które, jak słusznie zauważył za organem Sąd pierwszej instancji jako jedyne mogłyby spełniać kryteria z art. 35 p.a.s.c. - organy przyjęły, iż niemożliwe jest sprostowanie aktu urodzenia nr [...] zgodnie z wolą skarżącej. Brak było bowiem w oparciu o tak zebrany materiał dowodowy podstaw do przyjęcia, iż przedstawione w wnioskiem o sprostowanie akty stanu cywilnego skutecznie podważały dane zawarte w aktach zbiorowych aktu urodzenia skarżącej nr [...].

Powyższej oceny nie mógł zmienić natomiast przedłożony przez skarżącą dokument w postaci poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii roboczego egzemplarza decyzji nr [...] z 14 października 2004 r. zawierającego odręczną adnotację z dnia 4 lipca 2005 r. o treści "proszę sprostować datę urodzenia" opatrzoną pieczątką starszego inspektora (pozostałe dane nieczytelne) i podpisem, oraz podkreśloną datą urodzenia skarżącej "X lipca 1946 r." z odręcznym dopiskiem "(Y.07.1946)". To właśnie w związku z brakiem odniesienia się przez Wojewodę do ww. pisma Sąd pierwszej instancji uchylił zaskarżoną decyzję, uznając za konieczne ustalenie, czy w związku z powyższymi adnotacjami doszło do wszczęcia postępowania o sprostowanie aktu urodzenia skarżącej z 2004 r. Jak natomiast słusznie podniesiono w skardze kasacyjnej, nigdzie z akt sprawy nie wynika, aby Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego m.st. Warszawy – prowadzący przecież w niniejszej sprawie postępowanie jako organ I instancji - wcześniej wszczynał (czy to na wniosek czy z urzędu) i prowadził postępowanie w przedmiocie sprostowania aktu urodzenia skarżącej nr [...]. W tych okolicznościach pismo to nie miało istotnego wpływu na wynik sprawy. Brak było zatem podstaw do uchylenia w oparciu o nie zaskarżonej decyzji na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. Podniesione w tym zakresie w skardze kasacyjnej zarzuty zasługiwały więc na uwzględnienie.

Mając powyższe względy na uwadze i uznając, że istota sprawy została wyjaśniona Naczelny Sąd Administracyjny, na zasadzie art. 188 w zw. z art. 151 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji wyroku.

Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 207 § 2 p.p.s.a. odstąpił od zasądzenia od skarżącej zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego w całości uznając, że zachodzi przypadek szczególny o którym mowa w tym przepisie. Naczelny Sąd Administracyjny doszedł bowiem do przekonania, że jeżeli w istocie przyczyną sprawiającą, że doszło do postępowania kasacyjnego i do uchylenia zaskarżonego wyroku była wadliwość orzeczenia Sądu pierwszej instancji to brak dostatecznych podstaw do tego, by obciążyć stronę, która wniosła skargę do Sądu pierwszej instancji, kosztami postępowania kasacyjnego na podstawie art. 203 pkt 2 p.p.s.a.