Dokumentowanie wysokości wynagrodzenia w celu ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty

Obecnie środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz. U. z 2011 r. Nr 237, poz. 1412), są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie, którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia. Jak wynika z § 22 ust. 1 tego rozporządzenia, jeżeli ustawa nie stanowi inaczej, środkiem dowodowym (w postępowaniu przed organem rentowym) stwierdzającym okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę jest świadectwo pracy, zaświadczenie płatnika składek lub innego właściwego organu, wydane na podstawie posiadanych dokumentów lub inny dokument, w tym w szczególności:

1) legitymacja ubezpieczeniowa;

2) legitymacja służbowa, legitymacja związku zawodowego, umowa o pracę, wpis w dowodzie osobistym oraz pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie trwania zatrudnienia.

W § 28 ust. 1 wskazano natomiast, że środkiem dowodowym w postępowaniu przed organem rentowym mogą być również poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących okresów składkowych i nieskładkowych, a także wysokości wynagrodzenia, przychodu, dochodu i uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń, wydawane przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.

W postępowaniu przed sądami pracy i ubezpieczeń społecznych okoliczności mające wpływ na prawo do świadczeń lub ich wysokości mogą być jednak dowodzone wszelkimi środkami dowodowymi, przewidzianymi w kodeksie postępowania cywilnego.

Ograniczenia dowodowe zawarte w rozporządzeniu w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, dotyczą wyłącznie postępowania przed tymi organami. Nie mają, więc zastosowania w postępowaniu sądowym, opartym na zasadzie swobodnej oceny dowodów (vide wyrok SN z dnia 7 grudnia 2006 r. I UK 179/06, z dnia 14 czerwca 2006 r. I UK 115/06).

W przypadku braku dokumentacji płacowej istnieje możliwość ustalenia wysokości wynagrodzenia ubezpieczonego w oparciu o dokumentację zastępczą znajdującą się w jego aktach osobowych, tj. umowy o pracę czy angaże, w których zawarte są dane dotyczące wynagrodzenia. W takim jednak wypadku uwzględnić można tylko takie składniki, które są pewne, stałe, wypłacane były w danym okresie i w określonej wysokości (por. wyrok SA we Wrocławiu z dnia 18 stycznia 2012 r. III AUa 1555/11).

Wysokości wynagrodzenia lub danego składnika wynagrodzenia nie można ustalać w sposób przybliżony tylko w sposób pewny, na podstawie konkretnego dokumentu bądź jego kopii, który zachował się w dokumentacji osobowej ubezpieczonego.

Zasady związane z dokumentowaniem wysokości wynagrodzenia w celu ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są następujące:

- zaświadczenie ZUS Rp-7 powinno być wystawione przez pracodawcę lub jego następcę prawnego na podstawie dokumentacji płacowej; jeśli dokumentacja taka nie istnieje, zaświadczenie może zostać wydane na podstawie informacji zawartych w aktach osobowych, np. umowach o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu itp., angażach oraz wszelkich innych dokumentach potwierdzających wynagrodzenie danej osoby;

- przy ustalaniu podstawy wymiaru w oparciu o dokumentację zastępczą można uwzględniać tylko takie składniki wynagrodzenia, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej 'wysokości (wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp.);

- składniki wynagrodzenia przysługujące - w zmiennych wysokościach - warunkowo lub uznaniowo, mogą być uwzględnione tylko wówczas, jeżeli z zachowanej dokumentacji wynika w sposób niewątpliwy, że doszło do ich faktycznej wypłaty, w określonej wysokości, przy czym została odprowadzona składka ubezpieczeniowa;

- w przypadkach określenia wynagrodzenia stawką godzinową, możliwość ustalenia wynagrodzenia jest uzależniona od zachowania się danych dotyczących liczby godzin faktycznie przepracowanych w danym okresie, na określonym stanowisku (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie);

- przy braku możliwości uzyskania wymaganych dowodów dopuszczalne jest przyjęcie uwierzytelnionej kopii dokumentacji płacowej sporządzonej przez archiwum lub inny podmiot (także prywatny) przechowujący dokumentację danego zakładu pracy (ZUS nie akceptuje jednak zaświadczeń o wynagrodzeniu zastępczym wystawianych przez archiwa lub innych przechowawców » tak pismo członka zarządu ZUS z dnia 28 kwietnia 2005 r.;

- jako środek dowodowy należy przyjmować także sporządzone notarialnie wypisy, odpisy i wyciągi z legitymacji ubezpieczeniowych, jak również poświadczone przez notariusza kserokopie legitymacji.

Wysokości wynagrodzenia nie powinno się udowadniać wyłącznie zeznaniami świadków. Sporną kwestią jest nadal możliwość przyjmowania określonych składników wynagrodzenia (np. dodatku stażowego, funkcyjnego, premii regulaminowej) w oparciu o zapisy regulaminów wynagradzania lub układów zbiorowych. Regulaminy, układy zbiorowe zawierają często postanowienia o wyłączeniu prawa do premii (dodatku) w przypadku np. naruszenia obowiązków pracowniczych lub zajścia innych okoliczności. Niewłaściwe byłoby automatyczne założenie, że w stosunku do konkretnego zainteresowanego nie stosowano podobnych sankcji, z drugiej zaś strony jest mało prawdopodobne, aby mógł on przedstawić dowody na powyższą okoliczność. Uwzględnianie więc składników stanowiących procent od wynagrodzenia zasadniczego jest niezasadne również z innych powodów (np. jeśli zainteresowany dysponuje wyłącznie dowodami potwierdzającymi fakt zatrudnienia oraz przyznania wynagrodzenia zasadniczego w określonej wysokości - por. art. 80-82 k.p.). Niezależnie od wymienionych wyżej trudności musiałaby zostać dowiedziona okoliczność oskładkowania danego składnika wynagrodzenia.

Wyrok SA w Szczecinie z dnia 22 listopada 2016 r., III AUa 351/16

Standard: 16795 (pełna treść orzeczenia)