Podpis w praktyce notarialnej, obowiązki notariusza

W praktyce notarialnej, pożądane byłoby stawianie przystępującym do aktu wymagania, by podpisywali się czytelnie, pełnym imieniem i nazwiskiem, by eliminować wszelkie wątpliwości, co do identyczności osoby i autentyczności złożonego znaku w postaci ukształtowania liter, sposobu ich łączenia czy innych cech charakterystycznych, zwykle używanych przez podpisującego się. Niemniej podpis niezupełnie czytelny, skrócony, czy nieczytelny, nadal jest podpisem zgodnie z art. 92 § 1 pkt 8 u.p.n. w związku z art. 78 § 1 k.c. Przy najłagodniejszym traktowaniu przesłanek uznania konkretnego znaku za podpis, nie można jednak odstąpić od minimum, jakim jest to, by znak pisarski, umożliwiał identyfikację osoby, od której pochodzi, przynajmniej według takich kryteriów jak cechy indywidualne i powtarzalne. Jednak akceptowanie przez notariusza podpisu skróconego wymaga sprawdzenia, czy został złożony w formie zwykle używanej przez podpisującego, a zatem czy spełnia funkcję identyfikującą, co może zostać uczynione poprzez porównanie z podpisem widniejącym w okazanym dokumencie tożsamości.

W obrocie notarialnym posłużenie się przez osobę podpisującą akt notarialny literami drukowanymi, powinno każdorazowo wzmóc czujność notariusza, skoro tego rodzaju podpis w dużej mierze zdezindywidualizowany, jest łatwy do sfałszowania i może rodzić problemy związane z kwestionowaniem jego autentyczności i zwiększać zagrożenie dla bezpieczeństwa obrotu.

Sporządzony przez notariusza akt notarialny powinien zapewniać, że złożony podpis pochodzi od osoby, której tożsamość stwierdził, a złożony znak graficzny pozwala na jej identyfikację. Nie można zgodzić się z pozwanym jakoby nie wskazanie w u.p.n. obowiązku porównywania podpisu złożonego na akcie notarialnym z podpisem widniejącym w okazanym dokumencie tożsamości oznaczał, iż notariusz nie ma obowiązku oglądu podpisu złożonego pod aktem i dokonania jego porównania z podpisem figurującym w dokumencie, którym legitymuje się przystępujący do aktu. Wynika on z faktu, iż notariusz przed złożeniem podpisu pod aktem notarialnym, musi zapoznać się z całym dokumentem, w tym stwierdzić czy podpis został złożony, umiejscowiony pod tekstem aktu i czy spełnia wymogi własnoręcznego podpisu (art. 91 § 1 pkt 8 i 9 u.p.n.).

Okoliczność, iż podpisy osób wskazanych w komparycji aktu są składane w obecności notariusza (art. 88 u.p.n.), nie zwalnia go z tego obowiązku (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 marca 2012 r., III CSK 209/11, nie publ.). Notariusz nie może akceptować znaków pisarskich nie zawierających nazwiska nawet w postaci skróconej (parafy, inicjały), czy dokonanych nietrwałym materiałem pisarskim w rodzaju ołówka. Jeżeli dojdzie do przekonania, iż ma do czynienia z podpisem skróconym lub nieczytelnym ewentualnie z innych przyczyn budzącym wątpliwości, powinien dokonać jego porównania z podpisem figurującym w dostarczonym mu dokumencie tożsamości, celem sprawdzenia czy dostatecznie indywidualizuje on podpisującego.

Zapoznając się z treścią takiego dokumentu notariusz powinien dokonać oglądu widniejącego w nim podpisu. Następnie przed podpisaniem aktu notarialnego, zapoznaje się z podpisami złożonymi pod treścią odczytanego dokumentu przez uczestników aktu i ma obowiązek skonfrontować treść tych podpisów, z podpisami widniejącymi w dokumencie tożsamości, zwłaszcza, jeśli w swojej praktyce dopuszcza składanie podpisów w formie skróconej czy nieczytelnej i zareagować gdyby istniały w tym zakresie ewidentne różnice, wzbudzające jego wątpliwości. Notariusza będą przy tym obciążały uchybienia, które będą dla niego widoczne bez szczególnego, specjalnego badania, podważające funkcję identyfikującą złożony pod aktem notarialnym znak ręczny.

Dokonywany przez notariusza ogląd podpisów pod aktem notarialnym będzie spełniał wiele funkcji. Sposób nakreślenia znaków pod aktem notarialnym może, doprowadzić notariusza do przekonania, że ma do czynienia z osobą, która w ogóle nie potrafi pisać, że nie złożono podpisu, nakreślono dowolny ciąg znaków nie wyrażających aprobaty dla przyjmowanego aktu (ciąg bezsensownych czy ośmieszających wyrazów), wyrażono zastrzeżenia do treści aktu, nie umiejscowiono podpisu pod pełnym tekstem aktu lub złożono podpis skrócony ewentualnie w formie liter drukowanych, nie pozwalających na zindywidualizowanie wystawcy.

W rozpoznawanym przypadku, gdyby skarżący dokonał oglądu podpisu, dostrzegł by jego złożenie literami drukowanymi (pozbawionymi indywidualnych cech pisma wystawcy), co w praktyce obrotu jest rzadko spotykane w przypadku podpisu własnoręcznego i niesie ze sobą ryzyko dla bezpieczeństwa obrotu związane z dezindywidualizacją takiego podpisu. Ponadto zaobserwowałby pominięcie jednej litery w nazwisku, mimo, że przy przyjętej formule podpisu, tego rodzaju skrócenie nie jest stosowane, a mało prawdopodobne jest by osoba, używająca nazwiska od wielu lat, myliła się, co do jego prawidłowego brzmienia. Skarżący miał, zatem do czynienia z sytuacją złożenia podpisu w sposób pozbawiający go indywidualnych cech wystawcy i dodatkowo w sposób skrócony lub zawierający błąd w nazwisku. W takiej sytuacji nie porównanie podpisu pod aktem notarialnym z podpisem figurującym w okazanym notariuszowi paszporcie, celem weryfikacji czy przystępujący do aktu podpisuje się w taki sposób, było naruszeniem należytej staranności.

Stanowisko skarżącego odwołującego się do braku specjalistycznej wiedzy w zakresie wykrywania fałszerstwa dokumentów, podrabiania podpisów, czy niemożności oczekiwania by osoby przystępujące do aktu podpisywały się zgodnie z formułą podpisu przyjętą w okazywanym dokumencie tożsamości, wypacza istotę problemu będącego przedmiotem rozstrzygania w niniejszej sprawie. Istotą zagadnienia jest to, iż pozwany powinien, przy zachowaniu przeciętnej staranności zawodowej zapoznać się z podpisem złożonym przez przystępującego do aktu, tymczasem negował by miał taki obowiązek.

Nie ma wątpliwości, iż porównanie podpisu na akcie notarialnym z podpisem w okazywanym notariuszowi dokumencie tożsamości, wcale nie będzie gwarantować ustalenia tożsamości osoby, która przybyła do notariusza. Po pierwsze, naśladownictwo podpisu, może być na tyle przekonujące, że notariusz nie będzie miał żadnych podstaw do jego zakwestionowania. Po drugie, będzie musiał brać pod uwagę, iż podpisy pochodzące od tej samej osoby mogą być różne, a wygląd podpisu w stosunku do wzorca porównawczego, może ulegać modyfikacjom wynikającym z procesu starzenia się, chorób, czynników sytuacyjnych, zjawiska uproszczenia podpisu. Zadaniem notariusza, tak samo jak w przypadku fałszerstwa dokumentów, będzie, zatem wyłącznie reagowanie na widoczne różnice, wskazujące, iż podpis nie pochodzi od tej samej osoby.

Wyrok SN z dnia 27 kwietnia 2016 r., II CSK 518/15

Standard: 13438 (pełna treść orzeczenia)

Zobacz glosy