Obowiązek notariusza stwierdzenia tożsamości osób biorących udział w czynności (art. 85 Pr.Not)

Zgodnie z art. 85 ust. 1 i 2 Pr.not., przy dokonywaniu czynności notarialnej notariusz jest obowiązany stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności i ma to uczynić przede wszystkim na podstawie prawem przewidzianych dokumentów, a w braku takich dokumentów - w sposób wyłączający wszelką wątpliwość co do określenia tożsamości tych osób. Przy wykonywaniu tych czynności notariusz jest obowiązany do dochowania szczególnej staranności (art. 49 Pr.not.) oraz czuwania nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne (art. 80 § 2 Pr.not.).

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że prawidłowe ustalenie przez notariusza tożsamości osób biorących udział w akcie ma znaczenie podstawowe i wiąże się z koniecznością zachowania daleko idącego formalizmu i maksimum przezorności, także dlatego, że praktyka notarialna i sądowa ustawicznie odnotowuje przypadki dokonywania czynności w formie aktu notarialnego przez osoby posługujące się kradzionymi lub sfałszowanymi dowodami tożsamości (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 kwietnia 2016 r., II CSK 518/15, OSP 2017, nr 1, poz. 2).

Warunkiem prawidłowego wykonania przez notariusza obowiązku określonego w art. 85 § 1 Pr.not. - stwierdzenia tożsamości osoby biorącej udział w czynności notarialnej - jest wcześniejsza pozytywna weryfikacja wiarygodności przedstawionego notariuszowi dokumentu tożsamości, tj. czy ze względu na jego cechy zewnętrzne i treść zawartych w nim wpisów nie zachodzi wątpliwość co do jego autentyczności bądź podejrzenie jego sfałszowania. W ramach oceny tej wiarygodności notariusz powinien uwzględnić treść wszystkich danych, które właściwe przepisy przewidują w danym dokumencie, gdyż analiza każdego z nich może świadczyć o fałszerstwie dokumentu (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 lipca 2012 r., II CSK 750/11, nie publ.). Należy zarazem pamiętać, że z reguły notariusz nie jest w stanie stwierdzić, czy okazany mu dokument tożsamości jest sfałszowany, jeżeli nie wykazuje oczywistych cech budzących wątpliwości. W związku z tym ma obowiązek za-chowania "maksimum przezorności" na każdym etapie dokonywanych z jego udziałem czynności (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 27 kwietnia 2016 r., II CSK 518/15).

Ocena wiarygodności dokumentu tożsamości powinna być wzmożona, jeżeli zachodzą szczególne okoliczności, które powinny nasunąć starannie działającemu notariuszowi wątpliwości co do autentyczności dokumentu lub tożsamości osób biorących udział w czynności.

W tym kontekście Sąd Apelacyjny trafnie zwrócił uwagę przede wszystkim na znaczenie niezgodności między treścią dowodu osobistego, zawierającego jedno imię, a oświadczeniem mocodawcy. Istotne są tu jednak także dalsze okoliczności, które wprawdzie same przez się nie muszą świadczyć o nieprawidłowościach, ale ich kumulacja powinna wzbudzić wątpliwość notariusza (asesora). Należy wymienić wynikający z oświadczeń oraz dowodów tożsamość "nietypowy" wiek mocodawców w chwili powzdania, zbieżność numerów i serii dowodów osobistych, którymi się legitymowali, pełną paralelność ich działań i zaniechań, mimo że każdy z nich był jedynym właścicielem odrębnej nieruchomość, jak również nietypową - przywodzącą na myśl pozorność - konstrukcję udzielanego pełnomocnictwa, które umocowywało do sprzedaży nieruchomości samemu sobie względnie innej osobie, choć równocześnie mocodawcy pokwitowali już zapłatę ceny, z czym wiązać się musiała niejasność co do stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa nieodwołalnego i niegasnącego z chwilą śmierci mocodawców (por. art. 101 § 1 i 2 k.c.). Pewne znaczenie mógł mieć także stosunek ceny, której zapłatę pokwitowali mocodawcy, do rynkowej wartości nieruchomości, kwestia ta nie była jednak przedmiotem ustaleń faktycznych; wynika z nich jedynie, że w chwili zamknięcia rozprawy przed Sądem pierwszej instancji, a więc w niespełna siedem lat od udzielenia pełnomocnictwa wartość każdej z nieruchomości była blisko 10-krotnie wyższa niż pokwitowana cena.

Zbieżność wskazanych okoliczności nakazywała - w świetle art. 49 i 80 § 2 Pr.not. - zachowanie szczególnej ostrożności przez notariusza i podjęcie dodatkowych działań, które pozwoliłyby na stwierdzenie w sposób wyłączający wszelką wątpliwość tożsamości osób biorących udział w czynności (argument z art. 85 § 2 Pr.not.). W rachubę wchodziło żądanie innego wiarygodnego dokumentu tożsamości albo aktu urodzenia, a także sprawdzenie prawidłowości numerów PESEL za pomocą dostępnych już wówczas weryfikatorów, nawet jeżeli nie była to wśród notariuszy procedura standardowa (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 lipca 2012 r., II CSK 750/11, nie publ.). Kontrola ta pozwoliłaby - w związku z nieprawidłowością numerów PESEL - na wykrycie fałszerstwa.

Wskazane obowiązki notariusza są istotne także w przypadku, gdy dokonywaną czynnością notarialną jest udzielenie pełnomocnictwa, a więc akt, który sam przez się nie może jeszcze skutkować naruszeniem interesów innych osób. Nie bez znaczenia jest okoliczność - na którą od dawna zwraca się uwagę - że fałszerze dokonują najpierw mniej istotnej czynności notarialnej (np. udzielenia pełnomocnictwa), licząc na osłabioną czujność notariusza, po to by następnie dokonać właściwej czynności, bazując na domniemaniu prawdziwości wynikającym z wcześniej dokonanego aktu notarialnego.

Wyrok SN z dnia 14 czerwca 2017 r., IV CSK 104/17

Standard: 13260 (pełna treść orzeczenia)

Notariusz może ponosić odpowiedzialność deliktową za szkodę spowodowaną dopuszczeniem do zawarcia aktu notarialnego przez osobę posługującą się utraconym przez właściciela nieruchomości paszportem, jeżeli zaniechał oglądu, budzącego poważne wątpliwości podpisu złożonego przez tą osobę pod aktem notarialnym i nie skonfrontował go z podpisem widniejącym w okazanym mu dokumencie. 

Nieprzekonująca jest teza jakoby obowiązki notariusza w zakresie ustalenia tożsamości osób biorących udział w akcie każdorazowo, bez względu na okoliczności konkretnego przypadku, kończyły się na sprawdzeniu dokumentów przed przystąpieniem do aktu i ich zamieszczeniu w komparycji aktu notarialnego (art. 85 u.p.n i 92 § 1 pkt 4 u.p.n.) Posłużenie się dowodem z dokumentu stwierdzającym tożsamość danej osoby wcale nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa, co do samej osoby w aspekcie jej tożsamości. W konsekwencji notariusz nie jest, zwolniony z obowiązku zachowania maksimum przezorności, na każdym etapie dokonywanych z jego udziałem czynności, zwłaszcza, że z reguły nie jest w stanie stwierdzić, czy okazany mu dokument tożsamości jest sfałszowany, jeżeli nie wykazuje oczywistych cech budzących wątpliwości. Jego rolą jest, zatem nie tyle stwierdzenie tożsamości ponad wszelką wątpliwość, jak by to wynikało z literalnej treści art. 85 § 2 u.p.n, co dołożenie wymaganej staranności zawodowej w celu realizacji tego obowiązku.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjęto, iż stwierdzając tożsamość osób biorących udział w czynności notarialnej notariusz jest zobowiązany uwzględnić treść wszystkich danych, które zawarte są w okazywanym mu dokumencie tożsamości (por. wyrok SN z dnia 26 lipca 2012 r., II CSK 750/11).

Spośród dokumentów notarialnych najwyższy stopień sformalizowania wykazują akty notarialne, które dzięki tej właściwości wykazują najwyższą wiarygodność. Prawidłowe ustalenie przez notariusza tożsamości osób biorących udział w akcie, ma znaczenie podstawowe, a negowanie potrzeby zachowania w tym zakresie daleko idącego formalizmu i maksimum przezorności, jest oparte na niezrozumieniu funkcji notariusza w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa obrotu prawnego i nieuwzględnianiu, iż praktyka notarialna i sądowa niejednokrotnie notuje zdarzenia zawierania aktów notarialnych przez osoby posługujące się kradzionymi lub sfałszowanymi dowodami tożsamości. Dane personalne osób biorących udział w akcie notariusz określa poprzez wymienienie ich imion, nazwisk, imion rodziców i miejsca zamieszkania (art. 92 § 1 pkt 4 u.p.n.). Dane te notariusz powinien ustalić na podstawie dokumentu tożsamości, najlepiej dowodu osobistego, w paszporcie nie zamieszcza się bowiem ani imion rodziców ani dokładnego adresu. W analizowanym przypadku notariusz poprzestał na paszporcie, który również potwierdza tożsamość osoby, ale zawiera mniej danych (ustawa z dnia 13 lipca 2006 r.o dokumentach paszportowych - Dz. U. Nr 143, poz. 1027). Musiał mieć, zatem świadomość, iż ani imiona rodziców, ani dokładne miejsce zamieszkania, stawającego do aktu, nie było przedmiotem jego ustaleń w oparciu o okazany dokument. Jak się później okazało imię ojca zostało przez stawającego przytoczone błędnie, co nie stało się jednak przedmiotem żadnej weryfikacji, a notariusz poprzestał, na oświadczeniu rzekomego pełnomocnika, nie popartego żadnym dokumentem, jakoby ojciec powoda używał zarówno imienia „To.” jak i „Th.”.

Wysoka formalistyka aktów notarialnych wymaga, by błędy, które mogą się pojawić przy jego sporządzaniu były poprawiane w ściśle określony sposób regulowany w art. 80 § 4 u.p.n, a w przypadku błędów merytorycznych, do których należą wadliwe dane personalne osób biorących udział w czynności, mogące kreować wątpliwości, co do tożsamości osoby, której dokument dotyczy, nie jest dopuszczalna ich modyfikacja, bez udziału stron, które składały oświadczenia. Ponadto przy wpisywaniu nazwisk oraz imion obcobrzmiących niedopuszczalna jest zmiana imienia (pisowni), a zwłaszcza spolszczania tożsamości osób w wyniku transkrypcji do polskiego dokumentu notarialnego (por. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 8 sierpnia 2003 r., V CK 6/02). Również dokument w oparciu o który notariusz stwierdza tożsamość danej osoby powinien być z należytą starannością, szczegółowo opisany, tymczasem w rozpoznawanym przypadku pominięto przez jaką instytucję paszport został wydany oraz kiedy to miało miejsce, wskazując jedynie numer paszportu i datę jego ważności.

Wyrok SN z dnia 27 kwietnia 2016 r., II CSK 518/15

Standard: 13439 (pełna treść orzeczenia)

Zobacz glosy