Nierzetelna ewidencja pracodawcy czasu pracy; ciężar dowodu; zasądzenie odpowiedniej kwoty (art. 322 k.p.c.)

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników, w tym przepracowanego ponad ustawowy limit, i udostępniania tej ewidencji pracownikom jest zasadniczym obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 94 pkt 9a k.p. w związku z art. 149 k.p. Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy utrudnia, a nawet uniemożliwia precyzję w formułowaniu żądań.

Jeśli chodzi o precyzję w określeniu żądania i jego wysokości, to jej stopień jest uzależniony od rodzaju (tytułu) roszczenia.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego zwraca się z jednej strony uwagę na to, że nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji czasu pracy przez pracodawcę są często przyczyną, z powodu której pracownik nie może doprecyzować swoich roszczeń (także w zawezwaniu do próby ugodowej) i w konsekwencji często w wytoczonej już sprawie konieczne jest sięgnięcie do opinii biegłego, z drugiej zaś, że jeśli pracownik jednoznacznie wyraża wolę uzyskania należności przysługujących mu z określonego tytułu w pełnej wysokości, to przerywa to bieg terminu przedawnienia roszczenia (wyrok SN z 14 kwietnia 2016 r., III PK 96/15 oraz postanowienie SN z dnia 12 czerwca 2018 r., III PK 100/17).

Brak precyzji we wskazaniu przez pracownika w zawezwaniu do próby ugodowej odnoszącym się do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych za cały okres zatrudnienia, ile godzin pracował ponad obowiązujące normy czasu pracy w poszczególnych okresach rozliczeniowych, jakie kwoty za te okresy rozliczeniowe są mu należne oraz jakie ustępstwo proponuje, aby ugodowo rozwiązać spór, nie przekreślają oceny, że doszło do przerwania biegu terminu przedawnienia (art. 295 § 1 pkt 1 k.p. w związku z art. 185 k.p.c.).

Wyrok SN z dnia 26 kwietnia 2023 r., III PSKP 25/22

Standard: 73004 (pełna treść orzeczenia)

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Brak ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie (art. 281 pkt 6 k.p.).

Zaniechanie przez pracodawcę prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika nie uprawnia domniemania faktycznego ani prawnego (art. 231 k.p.c., art. 234 k.p.c.) o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika. Zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika przez pracodawcę nie oznacza, że każdorazowo i bezkrytycznie sąd pracy powinien przyjmować za miarodajną wersję czasu pracy przedstawianą przez pracownika. To czy stanowi odzwierciedlenie (fotografię) rzeczywistego czasu pracownika podlega w razie sporu ocenie w postępowaniu dowodowym. W szczególności nie jest uprawnione odwrócenie ciężaru dowodu (art. 6 k.c., art. 232 k.p.c.) i twierdzenie, że w takiej sytuacji (braku formalnej ewidencji czasu pracy) wiarygodna jest wersja podawana przez pracownika, chyba, że pracodawca wykaże, iż pracownik nie pracował w takim rozmiarze w jakim twierdzi - wyrok z 2 czerwca 2010 r., II PK 369/09.

Pracownik, który uniemożliwia pracodawcy ewidencjonowanie czasu pracy, unikając składania informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy a także przypadkach opuszczenia pracy, nie może skutecznie podnosić zarzutu, że jego czas pracy nie był należycie dokumentowany (art. 149 k.р.) – wyrok z 14 maja 2012 r., II PK 231/11. 

W sprawie z powództwa pracownika o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje ogólna reguła, że powód powinien udowodnić swoje twierdzenia uzasadniające żądanie (art. 3 k.p.c. i art. 232 k.p.c. oraz art. 6 k.c.), z tą jedynie modyfikacją, że niewywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy implikuje dla niego niekorzystne skutki, gdy pracownik udowodni swe twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy (osobowe środki dowodowe, domniemania faktyczne) – wyrok z 21 kwietnia 2021 r., II PSKP 25/21.

Nie są zatem wyłączone ogólne reguły procesowe dotyczące wskazania faktów i ich dowodzenia. Zatem nawet przy braku ewidencji czasu pracy pracownik nie jest zwolniony z przedstawienia w pozwie wersji czasu pracy, która składa się na wymaganą część pozwu, czyli wskazanie faktów, na których powód opiera swoje żądanie (art. 187 § 1 pkt 2 k.p.c.). Z obowiązku tego nie zwalniają powoda przepisy szczególne w sprawach z zakresu prawa pracy (art. 459 i nast. k.p.c.). W przypadku sporu z pracodawcą wersja czasu pracy przedstawiona przez pracownika podlega weryfikacji przed ustaleniem stanu faktycznego stanowiącego podstawę do wyliczenia należnego wynagrodzenia.

Wynagrodzenie za pracę wypłaca się co miesiąc (art. 85 k.p.), a czas pracy jest równoważony w okresach rozliczeniowych, co pozwala stwierdzić, że pracownik powinien na bieżąco zgłaszać pracodawcy wszelkie odstępstwa od norm lub przekroczenie czasu pracy.

Wyrok SN z dnia 5 kwietnia 2023 r., II PSKP 34/22

Standard: 71665 (pełna treść orzeczenia)