Przetwarzanie danych w postępowaniu sądowym; obowiązek przedstawienia dokumentu z danymi osobowymi jako dowodu (art. 6 ust. 3 i 4 RODO)

Przepisy prawa krajowego dotyczące przedstawienia dokumentu jako dowodu, mogą obejmować przypadki przetwarzania danych osobowych uznane za zgodne z prawem na podstawie przepisów art. 6 ust. 3 i 4 RODO w związku z art. 23 ust. 1 lit. f) i j) tego rozporządzenia. Jest tak w zakresie, w jakim wspomniane przepisy, po pierwsze, mają na celu zapewnienie prawidłowego przebiegu postępowania sądowego poprzez zagwarantowanie podmiotowi prawa możliwości dochodzenia swoich praw, jeżeli istnieje „uzasadniony interes dowodowy”, oraz po drugie, że są one niezbędne i proporcjonalne do tego celu.

Przy ocenie kwestii, czy należy nakazać przedstawienie dokumentu zawierającego dane osobowe, sąd krajowy jest zobowiązany uwzględnić interesy osób, których dane dotyczą, i wyważyć je w zależności od okoliczności każdej sprawy, rodzaju postępowania w sprawie i z należytym uwzględnieniem wymogów wynikających z zasady proporcjonalności, a w szczególności wymogów wynikających z zasady minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c) tego rozporządzenia.

Z art. 6 ust. 4 RODO wynika, że takie przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, pod warunkiem że stanowi w demokratycznym społeczeństwie niezbędny i proporcjonalny środek służący zagwarantowaniu celów, o których mowa w art. 23 RODO, do których ono zmierza. Wynika z tego, że w celu zbadania tych wymogów sąd krajowy jest zobowiązany uwzględnić występujące w postępowaniu przeciwstawne interesy przy ocenie celowości nakazania przedstawienia dokumentu zawierającego dane osobowe osób trzecich.

Sąd krajowy powinien, jak wynika w szczególności z motywów 1 i 2 RODO, zapewnić ochronę osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, która jest prawem podstawowym zapewnionym w art. 8 ust. 1 karty i w art. 16 TFUE. Sąd ten powinien również zagwarantować prawo do poszanowania życia prywatnego, zapewnione w art. 7 karty, które jest ściśle związane z prawem do ochrony danych osobowych. Jednakże, jak stanowi motyw 4 RODO, prawo do ochrony danych osobowych nie jest prawem bezwzględnym lecz należy je postrzegać w kontekście jego funkcji społecznej i wyważyć względem innych praw podstawowych w myśl zasady proporcjonalności z innymi prawami podstawowymi, takimi jak prawo do skutecznej ochrony sądowej zagwarantowane w art. 47 karty. Przedstawienie dokumentu zawierającego dane osobowe osób trzecich w ramach sądowego postępowania cywilnego przyczynia się, do poszanowania tego prawa do skutecznej ochrony sądowej.

 W związku z powyższym w celu zapewnienia jednostkom możliwości korzystania z prawa do skutecznej ochrony sądowej, a w szczególności z prawa do rzetelnego procesu w rozumieniu art. 47 akapit drugi karty, należy uznać, że strony postępowania cywilnego powinny mieć możliwość dostępu do dowodów niezbędnych do wystarczającego wykazania zasadności ich zarzutów, co może ewentualnie obejmować dane osobowe stron lub osób trzecich.

Sąd krajowy jest zobowiązany do ustalenia, czy ujawnienie danych osobowych jest adekwatne i stosowne dla zapewnienia realizacji celu określonego we właściwych przepisach prawa krajowego oraz czy cel ten nie może zostać osiągnięty za pomocą mniej inwazyjnych środków dowodowych w świetle ochrony danych osobowych dużej liczby osób trzecich, takich jak na przykład przesłuchanie wybranych świadków.

W przypadku gdy przedstawienie dokumentu zawierającego dane osobowe okaże się uzasadnione, z zasady tej wynika ponadto, że jeżeli tylko część tych danych wydaje się niezbędna do celów dowodowych, sąd krajowy powinien rozważyć podjęcie dodatkowych środków w zakresie ochrony danych, takich jak zdefiniowana w art. 4 pkt 5 RODO pseudonimizacja nazwisk osób, których dane dotyczą, lub wszelkich innych środków mających na celu zminimalizowanie przeszkody w korzystaniu z prawa do ochrony danych osobowych, jaką stanowi przedstawienie takiego dokumentu. Takie środki mogą w szczególności obejmować ograniczenie publicznego dostępu do akt lub skierowany do stron, którym zostały przekazane dokumenty zawierające dane osobowe, nakaz niewykorzystywania tych danych w innym celu niż przeprowadzenie dowodu w danym postępowaniu sądowym.

Obowiązek przedstawienia dokumentu jako dowodu i możliwość nakazania przez sądy krajowe przedstawienia tego dokumentu, stanowią podstawę prawną, w oparciu o którą dokonuje się przetwarzania danych osobowych. Przepisy te stanowią co do zasady wystarczającą podstawę prawną dopuszczającą takie przetwarzanie danych osobowych.

Przetwarzanie danych w ramach postępowania sądowego, stanowi przetwarzanie danych w celu innym niż cel, w którym dane zostały zebrane, i które nie jest oparte na zgodzie osób, których dane dotyczą, w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Przetwarzanie danych osobowych w celu innym niż cel, w którym dane te zostały zebrane, musi opierać się nie tylko na prawie krajowym, lecz również stanowić w demokratycznym społeczeństwie niezbędny i proporcjonalny środek w rozumieniu art. 6 ust. 4 RODO i gwarantować jeden z celów, o których mowa w art. 23 ust. 1 RODO.

Wśród tych celów wskazano, zgodnie z art. 23 ust. 1 lit. f) tego rozporządzenia, „ochronę niezależności sądów i postępowania sądowego”, przy czym cel ten należy, rozumieć w ten sposób, że służy on ochronie wymiaru sprawiedliwości przed ingerencją wewnętrzną lub zewnętrzną, ale także prawidłowemu administrowaniu wymiarem sprawiedliwości. Zgodnie z ust. 1 lit. j) tego artykułu egzekucja roszczeń cywilnoprawnych stanowi również cel mogący uzasadniać przetwarzanie danych osobowych w celu innym niż cel, dla którego zostały one zebrane. Nie jest zatem wykluczone, że przetwarzanie danych osobowych osób trzecich w ramach postępowania sądowego w sprawach cywilnych może opierać się na takich celach.

Do sądu odsyłającego należy zbadanie, czy odpowiednie przepisy krajowe odpowiadają jednemu lub drugiemu z tych celów, a po drugie, są niezbędne i proporcjonalne do tych celów, w związku z czym mogą one obejmować te przypadki przetwarzania danych osobowych, które można uznać za zgodne z prawem na podstawie przepisów art. 6 ust. 3 i 4 RODO w związku z art. 23 ust. 1 lit. f) i j) tego rozporządzenia.

W tym względzie nie ma znaczenia, czy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie przepisu krajowego prawa materialnego czy proceduralnego, ponieważ przepisy art. 6 ust. 3 lit. b) i art. 6 ust. 4 tego rozporządzenia nie dokonują żadnego rozróżnienia pomiędzy tymi dwoma rodzajami przepisów.

Wyrok TSUE z dnia 2 marca 2023 r., C-268/21

Standard: 84064 (pełna treść orzeczenia)