Zasady wnoszenia pism procesowych w procedurze cywilnej

Przepisy o charakterze formalnym nie przewidują innej drogi wniesienia pisma procesowego do sądu niż złożenie go w siedzibie sądu (w biurze podawczym), za pośrednictwem określonego operatora pocztowego lub – w sytuacjach przewidzianych w przepisach szczególnych – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo innego (niż operator pocztowy) podmiotu uprawnionego (np. kapitana statku). 

Pismo procesowe złożone w postaci elektronicznej – w zakresie nieunormowanym szczególnymi przepisami – nie wywołuje skutków prawnych, które ustawa wiąże ze złożeniem pisma procesowego, przy czym nie chodzi o brak formalny pisma, lecz o jego pierwotny, nieusuwalny brak skuteczności spowodowany użyciem nieautoryzowanej techniki

Warunkiem wszczęcia postępowania sądowego (w tym odwoławczego i kasacyjnego) jest skuteczne wniesienie do sądu pisma procesowego inicjującego to postępowanie. Pismo to – co do zasady – należy złożyć w tradycyjnej formie pisemnej. Przepisy nie wskazują przy tym wprost, że pismo procesowe powinno być złożone w siedzibie sądu. Tę oczywistą regułę można jednak wyprowadzić z norm szczególnych, stanowiących wyjątki od niej. Zgodnie z art. 125 § 21 k.p.c. pisma procesowe wnosi się do sądu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, jeżeli przepis szczególny tak stanowi. Z przepisem tym skorelowany jest art. 165 § 4 k.p.c., który stanowi, że wprowadzenie pisma do systemu teleinformatycznego jest równoznaczne z wniesieniem pisma do sądu. Z kolei zgodnie z art. 165 § 2 k.p.c. oddanie pisma procesowego w formie przesyłki poleconej w polskiej placówce pocztowej operatora pocztowego w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe lub w placówce podmiotu zajmującego się doręczaniem korespondencji na terenie Unii Europejskiej jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu. W art. 165 § 3 k.p.c. zrównano z wniesieniem pisma do sądu złożenie go przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej albo przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego oraz przez członka załogi polskiego statku morskiego u kapitana statku.

Z powyższych wyjątków wynika, że zasadniczą, dopuszczalną drogą złożenia pisma procesowego jest wniesienie go do sądu. Przepisy o charakterze formalnym nie przewidują innej drogi wniesienia pisma procesowego do sądu niż złożenie go w siedzibie sądu (w biurze podawczym), za pośrednictwem określonego operatora pocztowego lub – w sytuacjach przewidzianych w przepisach szczególnych – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego albo innego (niż operator pocztowy) podmiotu uprawnionego (np. kapitana statku). Ponieważ są to wyjątki od ogólnej zasady wnoszenia pism procesowych, nie mogą być interpretowane rozszerzająco. Szczegółowy tryb postępowania z pismami wpływającymi do sądu – bezpośrednio, w kopercie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – regulują przepisy zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (§ 14-16). Nie przewidziano w nich sposobu postępowania z pismami wpływającymi mailowo ani też za pośrednictwem platformy e-PUAP.

Z kolei sposób wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego uregulowany został w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 20 października 2015 r. w sprawie sposobu wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowania sądowe, wydanym na podstawie art. 125 § 3[1] k.p.c. System teleinformatyczny, za pośrednictwem którego można złożyć pismo procesowe to specjalny system obsługujący konkretne postępowanie sądowe, np. postępowanie upominawcze, postępowanie rejestrowe. Nie jest takim systemem elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej e-PUAP, służąca do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej. Platforma ta nie została przewidziana w przepisach regulujących postępowanie cywilne, jako droga kontaktowania się stron z sądem w postępowaniu sądowym.

Określenie formy i sposobów wnoszenia pism należy do przepisów postępowania, mających charakter bezwzględnie obowiązujący. Możliwość wnoszenia podań za pomocą pisma, telefaksu, ustnie do protokołu, w postaci elektronicznej przewidziano np. na gruncie kodeksu postępowania administracyjnego (art. 63 § 1). Przepisy kodeksu postępowania cywilnego nie przewidują natomiast – jako zasady – wnoszenia pism drogą elektroniczną, a ponadto określają zasady wnoszenia pism tą drogą. Uzupełnianie tej luki prawnej za pomocą wykładni rozszerzającej przepisów o charakterze formalnym nie jest dopuszczalne i może prowadzić do negatywnych skutków.

Żaden przepis prawa procesowego nie nakłada na pracowników sądu obowiązku wydruku pisma przesłanego elektronicznie, zawierającego oświadczenie procesowe strony. 

skuteczność wniesienia pisma procesowego do sądu nie może być uzależniona od tego, czy pracownik sądu takie pismo wydrukuje. Takie podejście prowadziłoby do nierówności stron wobec prawa. Poza tym dokonanie czynności procesowej (wniesienie środka zaskarżenia) byłoby uzależnione od dyskrecjonalnej i niepodlegającej kontroli procesowej decyzji pracownika sądu. Jeżeli bowiem pismo w postaci elektronicznej nie zostanie wydrukowane, to nie sposób mówić o dokonaniu jakiejkolwiek czynności procesowej. Wykluczone jest jednak, aby o tym czy dana czynność procesowa została w ogóle dokonana, a w konsekwencji także o jej skutkach, w tym np. o uprawomocnieniu się wyroku, decydował w dosyć dowolny sposób pracownik sądu.

Dopóki zatem ustawodawca nie otworzy szerszej, uwzględniającej rozwój technologii, drogi wnoszenia pism procesowych, przesłanie pisma do sądu mailem czy też za pośrednictwem platformy e-PUAP nie wywołuje skutków procesowych i nie wymaga podjęcia przez sąd czynności o charakterze faktycznym (wydrukowanie załącznika do maila) i procesowym (np. wezwania do podpisania wydruku, a szerzej – usunięcia jego braków formalnych jako pisma procesowego, którym nie jest). Strona powinna natomiast zostać poinformowana o bezskuteczności tej czynności (wniesienia „pisma” drogą mailową lub za pośrednictwem platformy e-PUAP) w trybie pozaprocesowym.

Wyrok SN z dnia 29 marca 2023 r., III CZ 427/22

Standard: 68818 (pełna treść orzeczenia)