Zastąpienie oryginalnego dokumentu odpisem lub wyciągiem poświadczonym przez organ (art. 250 k.p.c.)

 Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu, o którym mowa w art. 244 § 1 k.p.c. (organu władzy publicznej), wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis. Przepis art. 250 § 1 k.p.c. jest więc przepisem szczególnym, który pozwala zastąpić oryginał dokumentu urzędowo poświadczonym jego odpisem.

Postanowienie SN z dnia 2 grudnia 2016 r., I CSK 819/15

Standard: 47692 (pełna treść orzeczenia)

Upoważnienie do poświadczania odpisów dokumentów znajdujących się w aktach organu (art. 250 § 1 k.p.c.) może wynikać z pisemnego upoważnienia organu, z treści regulaminu urzędu lub innych dokumentów organizujących pracę urzędu i kompetencje jego pracowników.

Istotą odpisu dokumentu jest odwzorowanie w dowolnej technice pełnej treści składanego dokumentu. Bez względu na to, czy jest to dalszy egzemplarz pisma zgodny także pod względem układu treści z oryginałem (jego odbitka maszynowa lub kserograficzna, kolejny wydruk dokumentu przygotowanego na komputerze itp.), czy też osobno sporządzony dokument powielający wiernie jego treść, konieczne jest zawsze poświadczenie zgodności tak sporządzonego odpisu z oryginałem dokumentu.

Organ władzy publicznej jest uprawniony na podstawie art. 250 § 1 k.p.c. do urzędowego poświadczenia odpisu lub wyciągu z dokumentu znajdującego się w jego aktach, niezależnie od tego, czy został on przez ten organ wytworzony.

Z art. 33 ust. 1 u.s.g. wynika, że wójt (burmistrz, prezydent miasta) wykonuje zadania przy pomocy urzędu gminy. Urząd gminy jest wyłącznie aparatem pomocniczym gminy, jednostką zapewniającą obsługę administracyjną, organizacyjną i techniczną organu gminy – wójta, burmistrza lub prezydenta miasta.

Przejawem woli organu gminy może być udzielenie pełnomocnictwa lub upoważnienie określonych pracowników urzędu gminy do poświadczania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) odpisów dokumentów znajdujących się w aktach organu.

Upoważnienie do poświadczania odpisów dokumentów znajdujących się w aktach organu dla poszczególnych pracowników urzędu może także wynikać z treści regulaminu lub innych dokumentów regulujących pracę urzędu i kompetencje zatrudnionych w urzędzie pracowników, musi być jednak wykazane w postępowaniu przed sądem wieczystoksięgowym o wpis hipoteki przymusowej.

Ustawodawca przywiązuje do kwestii uwierzytelniania dokumentów istotną wagę, o czym świadczy fakt, iż zadanie to powierzył co do zasady notariuszom, a więc osobom zaufania publicznego pełniącym szczególne funkcje w obrocie prawnym (por. art. 79 punkt 2, art. 96 punkt 1 i 2 i 98 ustawy z dnia 14 lutego 1991 roku – Prawo o notariacie - Dz.U. 2014, poz. 164, j.t). Problematykę tę reguluje także ustawa z dnia 23 października 2009 roku o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (Dz. U. 2009 r, nr 216, poz. 1676).

Postanowienie SN z dnia 8 października 2014 r., II CSK 54/14

Standard: 48828 (pełna treść orzeczenia)