Umieszczenie uchwały walnego zgromadzenia w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 421 k.s.h.)

Walne zgromadzenie (art. 393 - 429 k.s.h.)

Wyświetl tylko: SASN

Co do wzajemnych relacji pomiędzy regulacją § 1 i § 2 art. 421 KSH podzielić należy stanowisko Sądu Najwyższego wyrażone w uzasadnieniu wyroku z dnia 26 września 2008 r., sygn. akt V CSK 91/08, a mianowicie, że z punktu widzenia funkcji i istoty tej regulacji, zasadnicze znaczenie ma umieszczenie pełnej treści uchwały w notarialnym protokole - dokonanie tej czynności w omawianej formie, gdy niewystarczające jest tylko samo wymienienie, wzmiankowanie o podjętej uchwale. To ostatecznie nie stanowi bowiem samodzielnego elementu treści protokołu, ale pełni rolę pomocniczą względem zapisów wyników głosowania. Należy do tzw. elementów części sprawozdawczej protokołu. Powyższe rozróżnienie ma znaczenie z punktu widzenia oceny ewentualnych uchybień w tym zakresie na kwestię ważności podjętych na zgromadzeniu uchwał, gdy to pozostawało poza zakresem oceny Sądu Okręgowego, a miało znaczenie dla oceny zaistnienia związku przyczynowego pomiędzy ewentualnym uchybieniem a konstruowaną szkodą związaną z nieważnością podjętych uchwał.

Niewątpliwie notarialne zaprotokołowanie treści podjętych uchwał wyrażające się w umieszczeniu ich pełnej treści w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 421 § 1 KSH) ma znaczenie z uwagi na przewidzianą formę dla tej czynności, naruszenie której skutkuje nieważnością uchwał, co znalazło odzwierciedlenie w ww. wyroku Sądu Najwyższego. „Umieszczenie” jest niewątpliwie pojęciem szerszym aniżeli „wymienienie”. W sytuacji zatem, gdy dana uchwała została ujęta a ściślej mówiąc „umieszczona” w protokole zgodnie z regulacją art. 421 § 1 KSH, nie można mówić, że nie została w nim „wymieniona”, zgodnie z art. 421 § 2 KSH, gdy nie został jednocześnie wskazany w protokole tytuł, tj. nazwa uchwały.

Ograniczenie się w tym przypadku, jak to uczynił Sąd Okręgowy, li tylko do znaczenia potocznego zwrotu „wymieniać” nie jest prawidłowe. Nie można bowiem tracić z pola widzenia istoty całej regulacji art. 421 KSH Jeżeli protokół zgromadzenia zawiera stwierdzenie, że określoną ilością głosów została podjęta uchwała o treści (...) wskazując dalej pełną treść uchwały, nie tytułując jej jednocześnie, nie można mówić, że nie zawiera on „wymienienia uchwały”. Przez to bowiem należy na gruncie regulacji art. 421 § 2 KSH przyjmować konieczność nie tylko podania nazwy, tytułu, jak to przyjął Sąd Okręgowy, ale każdy sposób który pozwoli na zidentyfikowanie uchwały, jej indywidualizację, czy to poprzez wskazanie nazwy, tytułu, a także poprzez każde inne oznaczenie, które pozwoli na jej identyfikację, czy to poprzez oznaczenie przedmiotu, czy też posługując się kryterium numerowania podjętych uchwał.

Zatem, gdy Sąd Okręgowy przyjął, że w przedmiotowym protokole notarialnym w sposób prawnie dopuszczalny, w ocenie Sądu, zostały umieszczone podjęte uchwały, brak jest podstaw do podzielenia stanowiska wyrażonego w zaskarżonym wyroku co do naruszenia art. 421 § 2 KSH przez niewymienienie uchwał w osnowie protokołu. Ponadto, jak trafnie podnosi skarżąca, przepis art. 421 § 2 KSH nie nakłada szczególnych wymogów co do sposobu wymieniania uchwał w protokole, opatrywania ich szczególnymi „nazwami” „tytułami”. Opatrywanie uchwał ich numerami porządkowymi, wskazywanie w protokole, że podjęte uchwałę o określonym numerze porządkowym przy jednoczesnym zamieszczeniu w nim w sposób prawem przewidziany jej treści, spełnia wymóg z art. 421 § 2 KSH „wymienienie” uchwały. Numer porządkowy uchwały w stanie rozpoznawanej sprawie identyfikuje ją w sposób dostateczny, zwłaszcza, gdy jak przyjął Sąd Okręgowy formą aktu notarialnego objęte była tak osnowa protokołem, jak i jego załączniki (elementy związane z sobą merytorycznie integralnie i nierozerwalnie), do których odsyłano w treści osnowy protokołu wzmiankującej o podjętych uchwałach. W świetle treści sporządzonego protokołu wraz z jego załącznikami, które Sąd Okręgowy przyjmuje za nierozerwalną część protokołu, nie budzi wątpliwości jaka uchwała została podjęta, jaką ilością głosów i jakiej treści, do której odnosi się poszczególny numer uchwały. Ograniczając się do znaczenia językowego zwrotu „wymienić”, na którym bazował Sąd Okręgowy, stwierdzić należy, że operując znaczeniami językowymi tego zwrotu, nazwa (wyraz albo połączenie wyrazowe oznaczające kogoś lub coś), tytuł (napis, nagłówek) to taką rolę może pełnić też oznaczenie z zastosowaniem numeracji np. uchwała numer (...) dla oznaczenia konkretnej treści, gdy takie oznaczenie przyjęto dla określenia uchwał w załącznikach do protokołu i te podano w osnowie protokołu.

Wyrok SA w Katowicach z dnia 18 lipca 2013 r., V ACa 253/13

Standard: 22995 (pełna treść orzeczenia)

Uchwały winny zostać zamieszczone w protokole sporządzonym w formie aktu notarialnego. Umieszczenie ich w załącznikach do tego aktu stanowiło naruszenie bezwzględnie obowiązujących przepisów traktujących o formie szczególnej czynności prawnej (art. 73 § 2 k.c. w zw. z art. 2 k.s.h.).

Pojęciem „uchwała” posługuje się art. 421 § 1 k.s.h., który nakazuje jej umieszczenie w protokole sporządzonym przez notariusza. W języku potocznym wyrażenie „umieścić w protokole” oznacza tyle, co „wciągnąć”, „zapisać do protokołu” (zob. W. Niedźwiedzki, [w:] J. Kuryłowicz, A. Kryński, W. Niedźwiedzki, Słownik Języka Polskiego, Tom VII, T-Y, Warszawa 1953, s. 295). Wciągnięta do protokołu winna zostać konkretna „uchwała”, tj. uchwała podjęta na walnym zgromadzeniu, w danej sprawie, o określonej treści.

Samo stwierdzenie w protokole, że uchwała została podjęta, nawet jeżeli łączy się z oznaczeniem przedmiotu uchwały, nie jest tożsame z jej umieszczeniem w protokole. Art. 421 § 1 k.s.h. wyraźnie wymaga umieszczenia „uchwały” w protokole, nie zaś umieszczenia wzmianki o jej podjęciu. Bez znaczenia jest przy tym, czy wzmianka ta ograniczyłaby się do samego stwierdzenia faktu, czy też miałaby charakter sprawozdawczo-informacyjny i określałaby np. przedmiot podjętej uchwały. Istotne jest to, że norma prawna nie wprowadza żadnych ograniczeń odnoszących się do treści uchwały. Niedopuszczalne jest np. umieszczenie uchwały w formie „skróconej”, umieszczenie „wyciągu z uchwały”, czy też umieszczenie tylko niektórych jej postanowień.

Paragraf 1 art. 421 k.s.h. przewiduje umieszczenie uchwał walnego zgromadzenia w protokole a dodatkowo wskazuje, że protokół winien zostać sporządzony przez notariusza. Z kolei paragraf 2 art. 421 k.s.h. szczegółowo określa

1) co należy stwierdzić w protokole,

2) co należy wymienić w protokole,

3) co należy dołączyć do protokołu,

4) co należy dołączyć do księgi protokołów.

W myśl tego przepisu w protokole należy wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych na każdą uchwałę i zgłoszone sprzeciwy. Ta część protokołu ma charakter czysto sprawozdawczy i w istocie chodzi o powiązanie wyników głosowania stwierdzenie i zgłoszonych sprzeciwów z konkretną uchwałą. Najprościej jest to uczynić przez wymienienie uchwały (jej oznaczenie, wskazanie przedmiotu) a następnie podanie liczby głosów oddanych za oraz zgłoszone sprzeciwy. „Wymienienie” powziętych uchwał nie stanowi samodzielnego elementu treści protokołu, ale – pełni rolę pomocniczą względem zapisu wyników głosowania.

Protokół z walnego zgromadzenia jest dokumentem odtwarzającym przebieg zgromadzenia.

W doktrynie podkreśla się wagę samego protokołu jak i udziału notariusza w jego spisaniu. Notariusz jest osobą zaufania publicznego i spisując protokół działa jako testus privilegiatus, którego ustalenia dają rękojmię zgodności z rzeczywistością. Obowiązkiem notariusza jest czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne (art. 80 § 2 pr. not.). Sporządzony przez notariusza protokół, ma charakter dokumentu urzędowego (art. 2 § 1 i 2 pr. not.), co ma istotne znaczenie dla jego mocy dowodowej, korzysta on bowiem zarówno z domniemania prawdziwości jak i z domniemania zgodności z prawdą tego, co zostało w nim zaświadczone (art. 244 § 1, art. 252 k.p.c.).

Fakt, że protokół walnego zgromadzenia sporządzany jest przez osobę zaufania publicznego oraz jego moc dowodowa przysługująca dokumentom urzędowym decydują o tym, że pełni on funkcję zabezpieczającą zarówno wobec spółki, jak i innych podmiotów nawet nie biorących udziału w walnym zgromadzeniu.

Na podstawie prawidłowo sporządzonego protokołu można ustalić:

czy walne zgromadzenie zostało prawidłowo zwołane,
czy było zdolne do powzięcia uchwał,
czy uchwały faktycznie zostały podjęte i jakim stosunkiem głosów,
czy akcjonariusze, którzy głosowali przeciwko uchwale, po jej powzięciu zażądali zaprotokołowania sprzeciwu oraz to,
jakie uchwały zostały podjęte, przy czym nie chodzi tylko o ustalenie przedmiotu uchwał ale przede wszystkim ich treść.

Prawidłowo sporządzony protokół umożliwia przeprowadzenie kontroli powziętych uchwał przez sąd, pod kątem ich zgodności z prawem, postanowieniami statutu, dobrymi obyczajami, interesami spółki i akcjonariuszy, w trybie powództwa o uchylenie uchwały lub o stwierdzenie jej nieważności. Samo wymienienie powziętych uchwał, bez jednoczesnego umieszczenia ich w protokole pozostaje w sprzeczności nie tylko z funkcją zabezpieczającą protokołu, ale i z jego istotą. Walne zgromadzenie zwoływane jest w celu podjęcia szeregu decyzji istotnych z punktu widzenia spółki i akcjonariuszy. Protokół winien odzwierciedlać przebieg zgromadzenia, nie wyłączając tego, co jest najistotniejsze tj. treści podjętych uchwał. Udział notariusza w walnym zgromadzeniu jest niezbędny tylko ze względu na wymaganie umieszczenia podjętych uchwał w protokole przez niego sporządzonym.

„Umieszczeniem” uchwał w protokole, w rozumieniu art. 421 § 1 k.s.h., nie jest umieszczenie ich w załączniku do protokołu, bowiem załącznik nie stanowi integralnej części protokołu.

Protokół walnego zgromadzenia spółki akcyjnej stanowi dokument notarialny, sporządzony w formie aktu notarialnego, przy czym formę i treść tego dokumentu poza przepisami Prawa o notariacie (art. 104, art. 92 i n.) określa również art. 421 § 1 i 2 k.s.h. Według art. 94 § 2 zd. 1 pr. not. akt notarialny przed podpisaniem powinien być odczytany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności, z kolei zdanie trzecie § 2 traktuje o tym, że na żądanie powinny być odczytane również załączniki do aktu. Z przytoczonego przepisu jednoznacznie wynika, że ustawa Prawo o notariacie posługuje się zarówno pojęciem aktu notarialnego, który stanowi dokument o określonej treści, obejmujący czynność notarialną, jak również pojęciem załącznika do aktu notarialnego. Reguła zakazu wykładni synonimicznej zabrania nadawania różnym zwrotom tego samego znaczenia. Należy więc w sposób wyraźny oddzielić akt notarialny od załącznika do aktu. Są to dwa różne zwroty, którym ustawodawca nadał odmienne znaczenia. W konsekwencji również inne znaczenie należy nadać protokołowi sporządzonemu w formie aktu notarialnego a inne załącznikowi do tego protokołu.

Ustawa określiła wymagania formalne protokołu (np. protokół powinien zostać podpisany przez przewodniczącego i notariusza, a jeżeli jest sporządzany na dwóch lub więcej arkuszach, to arkusze te powinny być ponumerowane, parafowane i połączone) jednocześnie nie przewidując żadnych wymagań, którym odpowiadać powinien załącznik do protokołu. Z samej istoty załącznika wynika, że powinien on pozostawać w związku ze sporządzonym protokołem, przy czym związek ten może się przejawiać np. przez odesłanie zamieszczone w treści protokołu i parafowanie załącznika przez przewodniczącego i notariusza.

Przepis art. 421 § 1 k.s.h. w sposób wyraźny wskazuje, że uchwały powinny zostać umieszczone w protokole spisanym przez notariusza, zaś art. 104 § 4 pr. not. dodatkowo stanowi, że protokół spisuje się w formie aktu notarialnego. Przepisy Kodeksu spółek handlowych nie przewidują możliwości umieszczenia uchwał w załączniku do protokołu, brakuje też podstawy prawnej dla uzasadnienia tezy, że załącznik stanowi integralną część protokołu, przy czym nie ma żadnego znaczenia w jakiej formie zostaje on sporządzony, bowiem nawet przy założeniu, że załącznik zostałby sporządzony w formie notarialnej lub w formie aktu notarialnego, to nadal pozostałby tylko załącznikiem do protokołu.

Wyrok SN z dnia 26 września 2008 r., V CSK 91/08

Standard: 49694 (pełna treść orzeczenia)