Wyrok z dnia 2015-04-23 sygn. II SA/Wa 1002/14

Drukuj dokument lub zaznaczenie Kopiuj zaznaczony tekst bez formatowania

Sentencja

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Iwona Maciejuk Sędzia WSA Ewa Marcinkowska (spr.) Sędzia WSA Andrzej Kołodziej Protokolant specjalista Elwira Sipak po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 23 kwietnia 2015 r. sprawy ze skargi A. B., K. K., R. M., B. G. na decyzję Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] marca 2014 r. nr [...] w przedmiocie ochrony danych osobowych oddala skargę

Uzasadnienie

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (dalej: GIODO) decyzją z dnia [...] marca 2014 r. nr [...] wydaną na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 K.p.a. oraz art. 12 pkt 2, art. 22 i art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), po ponownym rozpatrzeniu sprawy, utrzymał w mocy swoją wcześniejszą decyzję z dnia [...] maja 2013 r. w sprawie ze skargi A. B., B. G., K. K. oraz R. M. na przetwarzanie ich danych osobowych przez Sąd Okręgowy w P..

Do wydania powyższych decyzji doszło w następującym stanie faktycznym i prawnym:

Do Biura GIODO wpłynęła skarga A. B., B. G., K. K. oraz R. M. dotycząca przetwarzania ich danych osobowych przez Sąd Okręgowy w P.. Do skargi tej załączona została: kopia protokołu z posiedzenia jawnego Sądu Okręgowego w P. Wydziału [...] w sprawie o sygn. akt [...] z dnia [...] czerwca 2012 r., w którym zawarte były dane osobowe skarżących w zakresie ich imion i nazwisk, serii i numerów dowodów osobistych, kopia pisma skarżących z dnia [...] lipca 2012 r. skierowanego do Ministra Sprawiedliwości, kopia wniosku skarżących z dnia [...] czerwca 2012 r. skierowanego do Sądu o sprostowanie ww. protokołu, kopia pisma Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia [...] sierpnia 2012 r. skierowanego do Prezesa Sądu, kopia zarządzenia Sądu z dnia [...] lipca 2012 r. (sygn. akt [...]) w przedmiocie sprostowania ww. protokołu oraz kopia pisma skarżących z dnia [...] sierpnia 2012 r. skierowanego do Sądu oznaczonego jako "Odwołanie powodów od zarządzenia Sądu w sprawie naszego wniosku o sprostowanie i uzupełnienie protokołu z rozprawy z dnia [...] czerwca 2012 r.".

W piśmie z dnia [...] października 2012 r. skierowanym do GIODO skarżący doprecyzowali, że podmiotem, który pozyskiwał ich dane osobowe, zapoznawał się z nimi, gromadził je wbrew ich woli i na ich szkodę ujawnił publicznie o nich swoją wiedzę, a następnie przetworzył je i wpisał do swoich zbiorów tj. do akt sprawy [...], był Sąd Okręgowy w P.. Skarżący podkreślili, iż nie kwestionują tego, iż Sąd w celu sprawdzenia tożsamości każdego z nich czytał okazane mu ich dowody osobiste. Kwestionują natomiast to, iż Sąd ujawnił publicznie pozyskaną w takich okolicznościach swoją wiedzę o ich danych osobowych zamiast - zgodnie z § 84 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych - ograniczyć się jedynie do uczynienia wzmianki w protokole rozprawy o sprawdzeniu ich tożsamości. Wskazując na powyższe skarżący wnieśli o pociągnięcie do odpowiedzialności zarówno służbowej, jak i karnej osób winnych powstania naruszenia ich praw, usunięcia owego szkodliwego dla nich zapisu z akt wskazanej sprawy oraz zapobieżenia podobnym przypadkom w przyszłości.

W wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego GIODO ustalił, że przed Sądem Okręgowym w P. pod sygn. akt [...] zawisła sprawa z powództwa skarżących przeciwko Spółdzielni Mieszkaniowej "[...]" z siedzibą w P.. Z posiedzenia jawnego Sądu, które odbyło się w dniu [...] czerwca 2012 r. w ww. sprawie został sporządzony protokół, w którym zawarte zostały dane osobowe skarżących w zakresie ich imion i nazwisk oraz serii i numerów dowodów osobistych.

Sąd Okręgowy w P. w piśmie z dnia [...] października 2012 r. skierowanym do GIODO wyjaśnił, że dane osobowe stron (imię, nazwisko, nr dowodu osobistego) zostały wpisane do protokołu rozprawy z dnia [...] czerwca 2012 r. na podstawie § 84 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 38, poz. 249 ze zm.), gdyż jak wynika z wyjaśnień złożonych przez sędziego sprawozdawcę, strony miały być na tej rozprawie przesłuchane.

W kolejnym piśmie z dnia [...] stycznia 2013 r. Sąd Okręgowy w P., powołując się na § 84 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych, dodatkowo podał, iż w praktyce sądów przyjęło się, że ujawnia się w protokole dane identyfikujące dokument, jakim osoba przesłuchiwana się legitymuje. Wyjaśnił też, że dane skarżących umieszczone są w aktach sprawy o sygn. [...] oraz, że na podstawie karty przeglądowej akt sprawy sygn. [...] nie stwierdzono udostępniania tych akt innym osobom niż strony postępowania. Poinformował ponadto, iż pracownicy Wydziału [...] mają prawo dostępu do dokumentów podlegających ochronie danych osobowych tylko na podstawie upoważnień wydanych przez Prezesa Sądu Okręgowego, zgodnie z art. 37 ustawy.

GIODO decyzją z dnia [...] maja 2013 r. wydaną na podstawie art. 104 § 1 K.p.a. oraz art. 12 pkt 2, art. 22, art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych odmówił uwzględnienia wniosku A. B., B. G., K. K. oraz R. M. dotyczącego przetwarzania ich danych osobowych przez Sąd Okręgowy w P..

W uzasadnieniu decyzji organ podkreślił, iż zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Wskazał też, iż zgodnie z § 84 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości dnia z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych, przed przesłuchaniem sprawdza się dane osobowe przesłuchiwanego na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, czyniąc o tym stosowną wzmiankę w protokole. Brak dokumentu stwierdzającego tożsamość należy również odnotować w protokole. Zaznaczył jednocześnie, iż ww. Regulamin został wdany na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 41 § 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 427), zgodnie z którym Minister Sprawiedliwości, po zasięgnięciu opinii Krajowej Rady Sądownictwa, wydaje, w drodze rozporządzenia, regulamin wewnętrznego urzędowania sądów powszechnych określający wewnętrzną organizację i porządek funkcjonowania sądów, porządek czynności w sądach, porządek urzędowania organów sądów i wykonywania zadań sędziów pełniących funkcje kierownicze, tok czynności administracyjnych w sprawach należących do właściwości sądów, dopuszczalne systemy i rozkład czasu urzędowania oraz szczegółowe warunki udostępniania pomieszczeń dla uczestników postępowania, świadków i innych osób przebywających w sądach. Wydając rozporządzenie, należy brać pod uwagę zasady sprawności, racjonalności, ekonomicznego i szybkiego działania, uwzględniając potrzeby zapewnienia rzetelnego wykonywania zadań powierzonych sądom.

Odnosząc powyższe rozważania prawne do okoliczności niniejszej sprawy organ wskazał, iż wobec brzmienia § 84 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych, Sąd był uprawniony do pozyskania danych osobowych skarżących w zakresie serii i numerów dowodów osobistych, bowiem intencją jego było przesłuchanie skarżących w toku postępowania o sygn. [...], stąd koniecznym było ustalenie ich tożsamości.

Aktualnie ww. dane osobowe skarżących są przetwarzane wyłącznie w aktach sprawy o sygn. [...], i mają do nich dostęp wyłącznie osoby uprawnione, tj. strony postępowania na podstawie art. 9 K.p.c. oraz osoby upoważnione przez administratora danych osobowych na podstawie art. 37 ustawy. Nieuzasadnione są zatem obawy skarżących wyrażone w piśmie z dnia [...] października 2012 r., iż treść ich danych osobowych zawartych w ww. aktach sprawy jest dostępna osobom trzecim. Nie ulega bowiem wątpliwości, że dostęp do akt sprawy mają wyłącznie pracownicy posiadający stosowne upoważnienia i strony postępowania. Obawy skarżących są zatem niczym nieuzasadnione, a przedstawiony sposób wnioskowania zbyt daleko idący i nie mający żadnego uzasadnienia w stanie faktycznym sprawy i przepisach prawa dotyczących procedury cywilnej. Organ zaznaczył przy tym, iż wydaje decyzję administracyjną według stanu faktycznego i prawnego istniejącego w dacie jej wydawania, a jak wyżej wskazano, aktualnie dostęp do danych skarżących mają wyłącznie strony ww. postępowania i upoważnieni pracownicy Sądu, co tym samym oznacza, iż nie można stwierdzić aktualnie w sprawie naruszenia przepisów ustawy. Poza zainteresowaniem organu są natomiast zdarzenia przyszłe, które sugerują skarżący, a które nie mają obecnie w sprawie miejsca.

Istotnym natomiast w sprawie jest to, iż kwestionowane dane osobowe skarżących w zakresie serii i numerów dowodów osobistych znajdują się w aktach postępowania o sygn. akt [...]. Dane te zostały pozyskane przez Sąd w sposób legalny, a następnie umieszczone w protokole z dnia [...] czerwca 2012 r., który stanowi część akt postępowania o sygn. akt [...].

GIODO w ramach kompetencji przyznanych mu ustawą, nie może natomiast ingerować w tok ani w sposób postępowań prowadzonych przez inne, uprawnione na podstawie odrębnych przepisów, organy. Tym samym nie może ingerować w treść dokumentów zgromadzonych w aktach takich postępowań, jak np. w treść protokołów rozpraw. Zatem nawet, gdyby wątpliwości budziło umieszczenie w ww. protokole danych skarżących w zakresie serii i numerów ich dowodów osobistych, zamiast poczynienia w protokole wzmianki w przedmiocie sprawdzenia tożsamości skarżących na podstawie dowodów osobistych, bez podawania informacji o ich numerach, to GIODO i tak nie może podejmować czynności dotyczących postępowań prowadzonych przez inne organy na podstawie właściwych przepisów prawa, co znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego (wyrok z dnia 2 marca 2001 r. sygn. akt II SA 401/00).

W złożonym wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy skarżący zarzucili, że zaskarżona decyzją została wydana niezgodnie z obowiązującym prawem, jako wynik jego stosowania niezgodnie z rzeczywistą, jego treścią i stanem faktycznym ustalonym w sprawie.

Wskazali na sprzeczność wydanej decyzji z treścią, powoływanego w niej § 84 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych, polegającą na myleniu tego co jest prawem, z tym co jest nielegalną, nie opartą na prawie "praktyką" w danym Sądzie. Podkreślili, iż zgodnie z § 84 Regulaminu Sąd ma uczynić jawnie na rozprawie i w protokole rozprawy tylko wzmiankę o sprawdzaniu tożsamości stawającej przed nim osoby, a nie jakie dane w toku tego sprawdzania ustalono.

Zarzucili, iż wadliwe i pozbawione podstaw prawnych jest usprawiedliwianie Sądu tym, że wystarcza, iż są w nim regulacje uzależniające prawo pracowników danego Sądu o dostępie do dokumentów podlegających ochronie osobistej (a realnie do akt danej sprawy leżącej zwyczajnie na sądowych półkach dostępnych każdemu pracownikowi Sekretariatu Sądu) oraz to, że w aktach danej sprawy nie stwierdzono jeszcze, aby udostępniano je innym osobom niż strony postępowania. Tymczasem nie chodzi o same idee, lecz o praktyczne realia, a przede wszystkim o ustalony fakt, że wszystko odbyło się na publicznej jawnej rozprawie.

GIODO przy ponownym rozpoznaniu sprawy winien więc prawidłowo odpowiedzieć sobie na pytanie o kim stanowi § 84 Regulaminu, to jest, że tylko o osobie sędziego sprawdzającego dane osobowe stającej przed nim osoby, a nie wszyscy na sali rozpraw itd. w dalszych losach sprawy. GIODO powinien też prawidłowo odpowiedzieć sobie na pytanie komu potrzebna jest wiadomość o danych osobowych osoby stającej przed sądem w rozumieniu § 84 Regulaminu, to jest, że tylko sędziom ze składu sędziowskiego danej sprawy i nikomu innemu, ani wówczas, ani później.

GIODO, w wyniku ponownego rozpatrzenia sprawy, decyzją z dnia [...] marca 2014 r. nr [...] wydaną na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 K.p.a. oraz art. 12 pkt 2, art. 22 i art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych utrzymał w mocy swoją wcześniejszą decyzję z dnia [...] maja 2013 r.

W uzasadnieniu decyzji organ podtrzymał wcześniejsze stanowisko.

Podkreślił, iż skarżący swój wniosek oparli na własnej interpretacji przepisów prawa, oraz na odmiennej, od zawartej w decyzji z dnia [...] maja 2013 r., ocenie ustalonego w sprawie stanu faktycznego.

Kwestią sporną dla skarżących jest ocena przepisu prawa tj. § 84 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych, który w ocenie organu stanowił przesłankę legalizującą przetwarzanie ich danych osobowych przez Sąd.

W ocenie organu, Sąd (rozumiany jako instytucja) był uprawniony do pozyskania danych osobowych skarżących w zakresie serii i numerów dowodów osobistych, bowiem intencją jego było przesłuchanie ich w toku postępowania o sygn. akt [...], stąd koniecznym było ustalenie ich tożsamości i jej odnotowanie w protokole rozprawy.

Jednocześnie art. 9 § 1 K.p.c. stanowi, iż rozpoznawanie spraw odbywa się jawnie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt. Tak sformułowana zasada jawności stanowi przejaw konstytucyjnych gwarancji, które mogą doznawać wyłącznie ograniczenia określonego w przepisach szczególnych. Jeśli zatem sami skarżący nie kwestionują faktu, iż postępowanie w toku, którego w ich ocenie, doszło do naruszenia ich ochrony danych osobowych, odbywało się bez wyłączenia jawności, to zestawiając art. 9 K.p.c. z omawianym § 84 Regulaminu należy stwierdzić, że Sąd Okręgowy w P. odczytując dane osobowe skarżących na głos w toku jawnego posiedzenia, czy zapisując je w sposób pełny w protokole, stosował się jedynie do obowiązujących przepisów prawa powszechnego, a ten fakt legalizuje przedmiotowe przetwarzanie ich danych osobowych.

GIODO nie podzielił też stanowiska skarżących wyrażonego we wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, iż dane osobowe osoby stającej przed Sądem mogą być znane tylko sędziom ze składu sędziowskiego danej sprawy i nikomu innemu. Jak wynika bowiem z oświadczenia Sądu dostęp do akt sprawy mają wyłącznie pracownicy posiadający stosowne upoważnienia i strony postępowania. Obawy skarżących, iż przetwarzanie ich danych osobowych w aktach postępowania o sygn. [...] powoduje udostępnienie ich na rzecz osób nieupoważnionych są zatem niczym nieuzasadnione, a przedstawiony sposób wnioskowania zbyt daleko idący i niemający żadnego uzasadnienia w stanie faktycznym sprawy i przepisach prawa dotyczących procedury cywilnej.

Mając zatem na uwadze całokształt zebranego w sprawie materiału dowodowego organ ponownie stwierdził, iż pozyskanie danych osobowych skarżących, ich utrwalenie w protokole, czy udostępnienie na rzecz pełnomocnika pozwanego przez Sąd w toku rozprawy, znajdowało oparcie w § 84 Regulaminu w zw. z art. 9 K.p.c. Także dalsze przetwarzanie przedmiotowych danych w aktach postępowania Sądu Okręgowego w P. sygn. akt [...] znajduje oparcie w ww. przepisach prawa. Ponadto, mając na względzie oświadczenie Prezesa Sądu Okręgowego w P. z dnia [...] października 2012 r. oraz z dnia [...] stycznia 2013 r. należy ocenić, iż w toku przetwarzania danych osobowych zawartych w aktach ww. postępowania sądowego nie udostępniono danych osobowych skarżących na rzecz osób nieupoważnionych.

W skardze na powyższą decyzję GIODO skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skarżący wnieśli o jej uchylenie.

W uzasadnieniu skargi nie zgodzili się ze stanowiskiem GIODO, że w postępowaniu sędziego wszystko było zgodne z prawem, gdyż nie stwierdzono udostępnienia ujawnionych danych osobowych innym osobom. W ocenie skarżących jest to stwierdzenie nieprawdziwe już chociażby z tego powodu, że rozprawa była jawna i był przy tym obecny zarówno pracownik Sądu - protokolant - który nie jest zaprzysiężony dla dochowania tajemnicy wiadomości ujawnionych na jawnej rozprawie ogólnie dostępnej dla publiczności - jak i pełnomocnik Spółdzielni i publiczność, a Sędzia przy wszystkich czytał głośno ich dane osobowe z dowodów osobistych i dyktował je do protokołu. Ponadto znaczenie prawne ma w tym przypadku również sama możliwość dostępu do zapisanych w protokole danych osobowych wszelkich innych osób, a jak powszechnie wiadomo takimi są - sądowi pracownicy, referendarze, archiwiści, informatycy oraz strony innych spraw mogące powoływać się na akta tej sprawy do swojej sprawy i żądać ich dołączenia i ujawnienia do swojej sprawy, a także każdy inny, który wykaże w tym swój interes prawny. Istotne zaś jest to, że ten dostęp innych osób jest realny, gdyż same wydane w tej sprawie zarządzenia o wydawaniu zezwoleń na dostęp do akt danej sprawy nie idzie w parze z realnymi warunkami nie zabezpieczającymi akt w Sekretariacie Sądu przed dostępem do nich pracujących tam osób.

Przywołany przez GIODO w decyzji wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2 marca 2001 r. sygn. akt II SA 401/00 dotyczył natomiast innego przedmiotu sprawy, innego stanu faktycznego oraz innych przepisów, do których się on odnosił.

Skarżący zarzucili, że GIODO przy ocenie sprawy pomylił incydentalne dla merytorycznego toku sprawy sprawdzanie ich danych osobowych oparte o inne odrębne od K.p.c. przepisy, z postępowaniem merytoryczno-procesowym w sprawie opartym właśnie o przepisy K.p.c.

W ocenie skarżących, wbrew stanowisku GIODO, przepis § 84 Regulaminu nie upoważnia sędziego prowadzącego w imieniu Sądu rozprawę w sprawie do publicznego ujawniania tego co się w toku sprawdzania ich danych osobowych dowiedział z okazanych mu dowodów osobistych, jak i utrwalania tego w protokole z tej rozprawy.

GIODO w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie podtrzymując w całości argumentację przedstawioną w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

Prezes Sąd Okręgowego w P. w odpowiedzi na skargę, w piśmie procesowym z dnia [...] kwietnia 2015 r., także wniósł o jej oddalenie popierając w całości stanowisko wyrażone przez organ w zaskarżonej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, zważył co następuje:

Zgodnie z art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, przy czym w świetle paragrafu drugiego powołanego wyżej artykułu kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Innymi słowy, wchodzi tutaj w grę kontrola aktów lub czynności z zakresu administracji publicznej dokonywana pod względem ich zgodności z prawem materialnym i przepisami procesowymi, nie zaś według kryteriów odnoszących się do słuszności rozstrzygnięcia.

Ponadto, co wymaga podkreślenia, Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.).

Rozpoznając sprawę w świetle powołanych wyżej kryteriów Sąd stwierdził, iż skarga nie zasługuje na uwzględnienie.

W ocenie Sądu GIODO prawidłowo uznał, że Sąd Okręgowy w P. uprawniony był do przetwarzania danych osobowych skarżących w zakresie serii i numerów ich dowodów osobistych w oparciu o przesłankę legalizującą przetwarzanie danych osobowych wskazaną w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1182 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Kluczowe znaczenie w niniejszej sprawie ma fakt, że skarżący są stronami postępowania w sprawie zawisłej przed Sądem Okręgowym w P. o sygn. akt [...]. W sprawie tej skarżący występują w charakterze powodów.

Przepisy Kodeksu postępowania cywilnego wprawdzie wprost nie mówią o przetwarzaniu danych osobowych, jednakże nie budzi wątpliwości, iż w postępowaniu sądowym dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Na czynności przetwarzania danych osobowych w toku postępowania sądowego składają się takie czynności jak przetwarzanie danych osobowych stron postępowania, przeprowadzanie dowodów zwłaszcza osobowych, prowadzenie akt sprawy, sporządzanie protokołów, dokonywanie doręczeń i wezwań, udostępnianie akt sprawy, a wreszcie wydanie rozstrzygnięcia.

W istocie bez przetwarzania danych osobowych stron prowadzenie postępowania przed sądem cywilnym nie byłoby możliwe. Zwrócić tu należy uwagę, choćby na treść art. 126 § 1 pkt 1 K.p.c., który stanowi, iż każde pismo strony powinno m. in. zawierać imię i nazwisko lub nazwę stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników. Warto również odnotować, że art. 126 § 2 pkt 2 K.p.c. w brzmieniu obowiązującym od dnia 7 lipca 2013 r. stanowi, że w przypadku gdy pismo procesowe jest pierwszym pismem w sprawie, powinno ponadto zawierać oznaczenie przedmiotu sporu oraz numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub numer identyfikacji podatkowej (NIP) powoda będącego osobą fizyczną, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania lub posiada go nie mając takiego obowiązku. W przypadku zaś protokołów posiedzenia sądowego jawnego art. 158 § 1 K.p.c. wskazuje, iż powinien on zawierać nazwiska stron postępowania.

Mimo zatem braku w przepisach K.p.c. upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, noszącego cechy upoważnienia o charakterze generalnym, należy przyjąć, że przetwarzanie danych osobowych przez sąd powszechny w procesie cywilnym dla celów prowadzonego postępowania jest niezbędne dla wykonania uprawnień i obowiązków przyznanych sądowi w przepisach K.p.c. Tym samym, takie przetwarzanie danych jest niezbędne dla wykonania uprawnień sądu w znaczeniu, jakie temu pojęciu nadaje przepis art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych i jako takie jest działaniem dopuszczalnym.

Należy też zgodzić się z GIODO, że przetwarzanie danych osobowych skarżących przez Sąd Okręgowy w P. w protokole rozprawy z dnia [...] czerwca 2012 r. w zakresie serii i numerów ich dowodów osobistych, znajduje oparcie w przepisie § 84 zd. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (t. j. Dz. U. z 2014 r., poz. 259). Zgodnie z tym przepisem przed przesłuchaniem sprawdza się dane osobowe przesłuchiwanego na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość, czyniąc o tym stosowną wzmiankę w protokole.

Przepisy prawa nakazują zatem sądowi sprawdzenie danych osobowych osoby, która ma być na posiedzeniu sądu przesłuchana. Sprawdzenie to odbywa się na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość. Oczywistym zatem jest, że dochodzi wówczas do przetwarzania danych osobowych w zakresie numerów i serii dowodów osobistych osób, które mają być przesłuchiwane przez sąd. Powołany przepis rozporządzenia nakazuje również, aby czynność sądu polegająca na sprawdzeniu danych osobowych osoby przesłuchiwanej została odnotowana w protokole w postaci wzmianki. Żaden z przepisów K.p.c., ani też powołanego rozporządzenia, nie określa jednocześnie, co taka wzmianka winna zawierać. Nie znajduje tym samym oparcia w przepisach prawa stanowisko skarżących wskazujące, iż w protokole ma być wyłącznie odnotowane, że sędzia przewodniczący posiedzenia dokonał sprawdzenia tych danych, bez szczegółowego ich wpisywania do protokołu. Nie należy natomiast do kompetencji GIODO ustalanie wiążącej wykładni tego przepisu.

Zauważyć też należy, że protokół rozprawy stanowi sprawozdawczy dokument urzędowy, którego celem jest utrwalenie przebiegu posiedzenia i innych czynności określonych w art. 158 § 1 K.p.c. Celem jego jest miarodajne stwierdzenie istnienia lub nieistnienia istotnych - dla przebiegu postępowania w sprawie – faktów (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21stycznia 2005 r., sygn. akt I CK 4/05, LEX nr 602661). Skoro zatem przepis § 84 powołanego wyżej rozporządzenia nakazuje sądowi sprawdzenie tożsamości osób, które mają być przesłuchane w oparciu o m. in. dowód osobisty, to protokół rozumiany jako sprawozdawczy dokument urzędowy, którego celem jest utrwalenie przebiegu posiedzenia, może zawierać dane osobowe tych osób w zakresie serii i numerów ich dowodów osobistych.

Warto również zaznaczyć, że jedną z podstawowych reguł postępowania cywilnego jest zasada jawności rozpoznawanych spraw. Zgodnie z art. 9 K.p.c. rozpoznawanie spraw odbywa się jawnie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy lub wyciągi z tych akt. Słusznie organ zauważa, że tak sformułowana zasada jawności stanowi przejaw konstytucyjnych gwarancji, które mogą doznawać wyłącznie ograniczenia określonego w przepisach szczególnych. Należy podkreślić, że jawność rozpoznawania spraw obejmuje nie tylko strony i uczestników, ale także inne wezwane osoby i publiczność, które mogą uczestniczyć w posiedzeniach sądu. Jawność w sensie węższym, w przypadku zastosowania przez sąd art. 153 K.p.c. (zarządzenie o odbyciu całego posiedzenia lub jego części przy drzwiach zamkniętych, jeżeli publiczne rozpoznanie sprawy zagraża porządkowi publicznemu lub moralności lub jeżeli mogą być ujawnione okoliczności objęte ochroną informacji niejawnych, lub na wniosek strony, gdy mogą być ujawnione okoliczności stanowiące tajemnicę jej przedsiębiorstwa lub jeżeli podane przez nią przyczyny uzna za uzasadnione lub jeżeli roztrząsane być mają szczegóły życia rodzinnego) oznacza, że obecni na sali mogą być strony, interwenienci uboczni, ich przedstawiciele ustawowi i pełnomocnicy, prokurator oraz osoby zaufania po dwie z każdej strony. Również w wyjątkowym przypadku wyłączenia jawności także w stosunku do podmiotów uprawnionych, czyli rozpoznania sprawy przez sąd na posiedzeniu niejawnym, strony i uczestnicy postępowania mają prawo do przeglądania akt sprawy np. w sekretariacie sądu i otrzymywania odpisów i wyciągów z tych akt. Zakres dostępu do akt sądowych uzależniony jest więc od statusu podmiotu występującego o ten dostęp. Kodeks postępowania cywilnego przyznaje stronom i uczestnikom postępowania dostęp do akt w zasadzie w sposób nieograniczony, co konieczne jest do właściwego rozpoznania sprawy przez sąd i wiąże się z innymi zasadami postępowania sądowego.

Dla zapewnienia prawidłowego przebiegu czynności procesowych w postępowaniu sądowych dostęp do akt spraw mają także pracownicy sądu legitymujący się stosownym upoważnieniem nadanym im przez Prezesa Sądu, na podstawie art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych.

Powyższe rozważania prowadzą do wniosku, że przetwarzanie danych osobowych skarżących przez Sąd Okręgowy w P. znajduje oparcie w przepisach prawa, co prowadzi do wniosku, że zaskarżona decyzja oraz utrzymana nią w mocy decyzja GIODO z dnia [...] maja 2013 r. odpowiadają prawu.

Mając powyższe na uwadze Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 151 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, orzekł jak w sentencji wyroku.