Art. 38f.

1. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 3–9, są przetwarzane przez ministra właściwego do spraw rodziny w celu monitorowania realizacji niniejszej ustawy, przez starostę, organizatora rodzinnej pieczy zastępczej, marszałka województwa i wojewodę – w celu prowadzenia rejestru, o którym mowa w art. 38d ust. 1, oraz przez podmioty wymienione w art. 38e w celu, w jakim informacje te zostały im udostępnione.

2. Administratorami danych osobowych, o których mowa w art. 38d ust. 3–9, są starosta, organizator rodzinnej pieczy zastępczej, marszałek województwa i wojewoda, z tym że administratorem danych osobowych w zakresie zapewnienia, utrzymania i rozwoju systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 38d ust. 2, jest minister właściwy do spraw rodziny.

3. Administrator danych osobowych dokonuje co najmniej raz na rok przeglądu danych osobowych, o których mowa w art. 38d ust. 3–9, i niezwłocznie po dokonaniu przeglądu usuwa dane osobowe, których przetwarzanie nie jest uzasadnione.

4. Podmioty wymienione w art. 38e ust. 1 pkt 2–18 przechowują dane, o których mowa w art. 38d ust. 3, do dnia poddania ich pseudonimizacji, z zastrzeżeniem ust. 20. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 3, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

5. Podmiot, o którym mowa w art. 38d ust. 10 pkt 1, dokonuje w rejestrze, o którym mowa w art. 38d ust. 1, pseudonimizacji danych, o których mowa w art. 38d ust. 3, niezwłocznie po uchyleniu postanowienia o umieszczeniu dziecka w pieczy zastępczej lub opuszczeniu pieczy zastępczej przez osobę, o której mowa w art. 37 ust. 2–6. Podmiot ten przechowuje dane, o których mowa w art. 38d ust. 3, w tym dane poddane pseudonimizacji, przez okres:
1) miesiąca od dnia ukończenia przez daną osobę 18. roku życia – w przypadku osoby, która nie osiągnęła pełnoletności przebywając w pieczy zastępczej;
2) roku od dnia ukończenia przez daną osobę 25. roku życia – w przypadku osoby, która osiągnęła pełnoletność przebywając w pieczy zastępczej;
3) miesiąca od dnia uprawomocnienia się postanowienia o przysposobieniu dziecka – w przypadku przysposobienia dziecka.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, dane, o których mowa w art. 38d ust. 3, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

7. Starosta wymieniony w art. 38e ust. 2 pkt 1 oraz podmioty wymienione w art. 38e ust. 2 pkt 2–4 przechowują dane, o których mowa w art. 38d ust. 4, do dnia poddania ich pseudonimizacji, z zastrzeżeniem ust. 20. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 4, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

8. Podmiot, o którym mowa w art. 38d ust. 10 pkt 2, dokonuje w rejestrze, o którym mowa w art. 38d ust. 1, pseudonimizacji danych, o których mowa w art. 38d ust. 4, po upływie 2 lat od dnia przeprowadzenia wstępnej kwalifikacji kandydata do pełnienia funkcji rodziny zastępczej zawodowej, rodziny zastępczej niezawodowej lub prowadzenia rodzinnego domu dziecka. Podmiot ten przechowuje dane, o których mowa w art. 38d ust. 4, do dnia upływu roku od dnia poddania ich pseudonimizacji. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 4, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

9. Starosta wymieniony w art. 38e ust. 3 pkt 1 oraz podmioty wymienione w art. 38e ust. 3 pkt 2–6 przechowują dane, o których mowa w art. 38d ust. 5, do dnia poddania ich pseudonimizacji, z zastrzeżeniem ust. 20. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 5, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

10. Podmiot, o którym mowa w art. 38d ust. 10 pkt 3, dokonuje w rejestrze, o którym mowa w art. 38d ust. 1, pseudonimizacji danych, o których mowa w art. 38d ust. 5, niezwłocznie po utracie ważności zaświadczenia kwalifikacyjnego wydanego kandydatowi do pełnienia funkcji rodziny zastępczej zawodowej, rodziny zastępczej niezawodowej lub prowadzenia rodzinnego domu dziecka lub wykreśleniu, na podstawie art. 45 ust. 3, kandydata do pełnienia funkcji rodziny zastępczej zawodowej, rodziny zastępczej niezawodowej lub prowadzenia rodzinnego domu dziecka z rejestru, o którym mowa w art. 38d ust. 1 pkt 3. Podmiot ten przechowuje dane, o których mowa w art. 38d ust. 5, do dnia upływu roku od dnia poddania ich pseudonimizacji. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 5, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

11. Podmioty wymienione w art. 38e ust. 4 pkt 2–10 przechowują dane, o których mowa w art. 38d ust. 6, do dnia poddania ich pseudonimizacji, z zastrzeżeniem ust. 20. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 6, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

12. Podmiot, o którym mowa w art. 38d ust. 10 pkt 4, dokonuje w rejestrze, o którym mowa w art. 38d ust. 1, pseudonimizacji danych, o których mowa w art. 38d ust. 6, niezwłocznie po opuszczeniu przez ostatnie powierzone dziecko danej rodziny zastępczej, a w przypadku gdy w rodzinie zastępczej przebywa osoba, która osiągnęła pełnoletność, przebywając w pieczy zastępczej, o której mowa w art. 37 ust. 2–4 i 6, lub osoba opuszczająca rodzinną pieczę zastępczą jako niepełnoletnia, o której mowa w art. 37 ust. 5 i 6 – niezwłocznie po ukończeniu 25. roku życia przez tę osobę. Podmiot ten przechowuje dane, o których mowa w art. 38d ust. 6, do dnia upływu roku od dnia poddania ich pseudonimizacji. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 6, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

13. Podmioty wymienione w art. 38e ust. 5 pkt 2–10 przechowują dane, o których mowa w art. 38d ust. 7, do dnia poddania ich pseudonimizacji, z zastrzeżeniem ust. 20. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 7, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

14. Podmiot, o którym mowa w art. 38d ust. 10 pkt 5, dokonuje w rejestrze, o którym mowa w art. 38d ust. 1, pseudonimizacji danych, o których mowa w art. 38d ust. 7, niezwłocznie po rozwiązaniu umowy z prowadzącym rodzinny dom dziecka. Podmiot ten przechowuje dane, o których mowa w art. 38d ust. 7, do dnia upływu roku od dnia poddania ich pseudonimizacji. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 7, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

15. Podmioty wymienione w art. 38e ust. 6 pkt 1–6 przechowują dane, o których mowa w art. 38d ust. 8 pkt 1, 2 i 4–9, do dnia likwidacji odpowiednio placówki opiekuńczo-wychowawczej, regionalnej placówki opiekuńczo-terapeutycznej lub interwencyjnego ośrodka preadopcyjnego. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 8 pkt 1, 2 i 4–9, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

16. Podmioty wymienione w art. 38e ust. 6 pkt 1–6 przechowują dane, o których mowa w art. 38d ust. 8 pkt 3, przez okres kierowania przez osobę, o której mowa w art. 38d ust. 8 pkt 3, odpowiednio placówką opiekuńczo-wychowawczą, regionalną placówką opiekuńczo-terapeutyczną lub interwencyjnym ośrodkiem preadopcyjnym. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 8 pkt 3, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

17. Podmioty wymienione w art. 38e ust. 6 pkt 7–9 przechowują dane, o których mowa w art. 38d ust. 8 pkt 1–3 i 9, przez okres 10 lat od dnia zaprzestania udzielania świadczenia, o którym mowa odpowiednio w art. 38e ust. 6 pkt 7–9, z wyjątkiem informacji dotyczących osób, którym świadczenie nie zostało przyznane, które przechowuje się przez okres roku od dnia, w którym decyzja w sprawie świadczenia stała się ostateczna, lub od dnia pozostawienia wniosku o ustalenie prawa do świadczenia bez rozpatrzenia. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 8 pkt 1–3 i 9, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

18. Podmioty wymienione w art. 38e ust. 7 pkt 3–6 przechowują dane, o których mowa w art. 38d ust. 9, do dnia
poddania ich pseudonimizacji, z zastrzeżeniem ust. 20. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 9, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

19. Podmiot, o którym mowa w art. 38d ust. 10 pkt 7, dokonuje w rejestrze, o którym mowa w art. 38d ust. 1, pseudonimizacji danych, o których mowa w art. 38d ust. 9, niezwłocznie po osiągnięciu przez osobę usamodzielnianą 26. roku życia. Podmiot ten przechowuje dane, o których mowa w art. 38d ust. 9, do dnia upływu roku od dnia poddania ich pseudonimizacji. Dane, o których mowa w art. 38d ust. 9, usuwa się niezwłocznie po upływie okresów przechowywania.

20. Minister właściwy do spraw rodziny w celu zapewnienia, utrzymania i rozwoju systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 38d ust. 2, przechowuje dane, o których mowa w art. 38d ust. 3–9, do dnia usunięcia ich przez podmioty, o których mowa w art. 38d ust. 10.

21. Zabezpieczenia stosowane przez administratorów danych w celu ochrony danych osobowych polegają co najmniej na:
1) dopuszczeniu do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających pisemne upoważnienie wydane
przez administratora danych;
2) pisemnym zobowiązaniu osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych do zachowania ich w tajemnicy.