Art. 3. Zakres i zasady wymiany danych między zainteresowanymi a instytucjami

1.  Państwa członkowskie zapewniają udostępnianie zainteresowanym niezbędnych informacji w celu poinformowania ich o zmianach wprowadzonych rozporządzeniem podstawowym i rozporządzeniem wykonawczym w celu umożliwienia im dochodzenia swoich praw. Zapewniają również świadczenie usług przyjaznych dla użytkownika.

2.  Osoby, do których ma zastosowanie rozporządzenie podstawowe, zobowiązane są do przekazania instytucji właściwej informacji, dokumentów lub dowodów potwierdzających niezbędnych dla ustalenia ich sytuacji lub sytuacji ich rodzin, do ustalenia lub utrzymania ich praw i obowiązków oraz do określenia mającego zastosowanie ustawodawstwa oraz wynikających z niego obowiązków tych osób.

3.  Gromadząc, przekazując lub przetwarzając dane osobowe zgodnie ze swoim ustawodawstwem do celów stosowania rozporządzenia podstawowego, państwa członkowskie zapewniają, aby zainteresowani mogli w pełni wykonywać swoje prawa w odniesieniu do ochrony danych osobowych, zgodnie z przepisami wspólnotowymi dotyczącymi ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych.

4.  W zakresie, w jakim jest to niezbędne dla stosowania rozporządzenia podstawowego i rozporządzenia wykonawczego, instytucje właściwe przekazują informacje zainteresowanym oraz niezwłocznie wystawiają dla nich dokumenty, a w każdym przypadku w terminach określonych w ustawodawstwie danych państw członkowskich.

Instytucja właściwa powiadamia wnioskodawcę mającego miejsce zamieszkania lub pobytu w innym państwie członkowskim o swojej decyzji, bezpośrednio lub za pośrednictwem instytucji łącznikowej państwa członkowskiego zamieszkania lub pobytu. W przypadku odmowy przyznania świadczeń podaje również przyczyny odmowy, przysługujące środki zaskarżenia oraz termin wniesienia odwołania. Kopia tej decyzji przesyłana jest pozostałym zainteresowanym instytucjom.