Zasady korzystania ze służbowego sprzętu w celach prywatnych

Pracownik nie zawsze może być pozbawiony możliwości incydentalnego posługiwania się niektórymi sprzętami służbowymi (np. telefonem czy komputerem) dla zaspokojenia istotnych potrzeb lub celów prywatnych, jeżeli takie działania nie wyrządzają pracodawcy szkody ani nie podważają istoty stosunku pracy oraz nie naruszają zakładowych lub powszechnych zasad współżycia społecznego (art. 100 § 2 pkt 6 k.p.).                                                                            

Wyrok SN z dnia 22 marca 2016 r., II PK 31/15

Standard: 24697 (pełna treść orzeczenia)

Według miarodajnych ustaleń Sądu Okręgowego (wiążących Sąd Najwyższy na podstawie art. 398[13] § 2 k.p.c.), przesyłanie dokumentów nie miało żadnego uzasadnienia (nie wynikało z konieczności wykonania pracy w domu), co oznacza, że powódka działała z motywów pozostających poza sferą jej obowiązków służbowych. Nie do obrony jest więc stanowisko skarżącej, że było to działanie dozwolone przez stronę pozwaną, skoro taka akceptacja dotyczyła posługiwania się prywatną pocztą elektroniczną jedynie w określonych przypadkach – na polecenie lub za wiedzą przełożonego i, co wymaga podkreślenia, w związku z załatwieniem konkretnej sprawy służbowej.

Wyrok SN z dnia 11 września 2014 r., II PK 49/14

Standard: 24984 (pełna treść orzeczenia)

Zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (jednolity tekst: Dz.U. z 2012 r., poz. 1265 ze zm.) na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy (ust. 1), przy czym minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania tych pojazdów, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika (ust. 2). W § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., które zostało wydane na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym, sprecyzowano, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, na warunkach określonych w rozporządzeniu, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych.

Nie ulega zatem wątpliwości, że stronami takiej umowy cywilnoprawnej - zgodnie z powołanymi przepisami - są pracodawca oraz pracownik, a więc taka umowa pozostaje w ścisłym związku z umową o pracę. Nie jest przy tym prawnie zakazane zawieranie takich umów z pracownikami, którzy świadczą pracę jako członkowie zarządu kapitałowych spółek handlowych. Potrzeba zawierania takich umów cywilnoprawnych wynika w szczególności stąd, że jednym z wielu obowiązków ciążących na pracodawcy jest konieczność ponoszenia wszelkich kosztów związanych z pracą i ta powinność nie może być przerzucona na pracownika (por. uz. wyroku SN z dnia 5 grudnia 2006 r., II PK 94/06). Dlatego możliwe jest żądanie przez pracownika zwrotu kosztów realnie przez niego poniesionych w interesie pracodawcy, nawet, jeśli byłyby one wyższe niż stawki przewidziane w powołanym rozporządzeniu.

W orzecznictwie sądowoadministracyjnym przysługujący pracownikowi na podstawie umowy cywilnoprawnej zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych jest traktowany w rozumieniu przepisów podatkowych jako przychód związany ze stosunkiem pracy (wyrok WSA w Poznaniu z dnia 15 lutego 2008 r., I SA/Po 1116/07). Prowadzi to do wniosku, że odrębna "umowa cywilnoprawna" dotycząca zwrotu kosztów używania prywatnego pojazdu pracownika stanowi w istocie uzupełnienie uzgodnionych warunków zatrudnienia i płacy. W tym sensie taką "umowę cywilnoprawną" należy traktować jako klauzulę autonomiczną umowy o pracę.

Skoro strony przez czynności dorozumiane nawiązały ważną umowę o pracę, to ważne (skuteczne) było również uzgodnienie w ten sposób w klauzuli autonomicznej do tej umowy obowiązku pokrywania przez pozwaną Spółkę kosztów, jakie powódka ponosiła wykorzystując własny samochód do celów służbowych.

Wyrok SN z dnia 13 listopada 2013 r., I PK 94/13

Standard: 64901 (pełna treść orzeczenia)